Formazione

Roberto B. Roma
“Sono stato assunto in qualità di Capo Area da un’azienda oggi mia concorrente. Evidentemente hanno avuto buone referenze dal mercato perché anch’io oggi sono un venditore e sono stato cercato da loro. Non credo d’avere problemi di vendita ma ho assoluta inesperienza e quindi paura di parlare ad altre persone. Il fatto è che tra un paio di mesi dovrò tenere la mia prima riunione al gruppo di venditori che dipenderanno da me. Confesso che non so da che parte iniziare. Oggi sto attento a come fanno i miei capi in azienda, ma vedo poca professionalità e tanta confusione. Non sono un esempio positivo. Cosa posso fare? Da dove comincio ?....”

Ragazzo mio (scusa se Ti chiamo così e Ti do del Tu, ma la Tua età me lo permette). Me lo permette anche la Tua innocenza nel chiedermi come fare a tenere un buon meeting di vendita, tra due mesi, senza alcuna esperienza, e soprattutto chiedendo aiuto attraverso questa via.
Ragazzo mio, non ci sono i tempi e non è possibile formare attraverso un dialogo via internet, a meno che dall’altra parte non vi sia una volontà non comune. La formazione è data soprattutto dal continuo scambio di informazioni e pareri, tra chi forma e chi vuol’essere formato. Internet non è nata per questo. Ma poiché mi piace la sfida e soprattutto la Tua incoscienza (potrebbe portarTi lontano), dopo aver riflettuto, ho deciso che sì, qualcosa posso davvero fare per Te, ad una condizione; che Tu mi segua con attenzione deciso a mettere in pratica quanto Ti dirò.
Allora, iniziamo. Poiché è scontato che, partendo da zero, non potrai sapere tutto su come tenere una riunione soprattutto tra due mesi, voglio darTi solo alcune dritte per iniziare bene.
Preparazione: tanto più precisa sarà, tanto più sicurezza avrai nell’esporla. Se devi tenere una riunione tra due mesi significa che passerai in questa nuova azienda tra almeno un mese. Fatti consegnare tutto il materiale di presentazione usato, nell’ultimo meeting di vendita, da parte di chi loro ritengono un buon oratore e organizzatore.
Analizzalo approfonditamente. Cerca di capire la linea di condotta, il modo di seguire le tracce, le argomentazioni; insomma tutto quanto.
Se puoi arriva sino a studiartelo in modo che, senza poi guardarlo, Tu possa rimetterlo su carta, con schizzi, nello stesso ordine e con le stesse argomentazioni. Devi arrivare, chiudendo gli occhi, a “vedere” esattamente in ordine cronologico, quanto dovrai presentare.
Fai e rifai questo esercizio sino ad essere stremato ma smetti solo quando avrai la certezza di aver chiaro in mente tutti i passaggi. Questo è solo l’inizio della preparazione ma, se arriverai ad avere una discreta sicurezza sui passaggi, sarai a buon punto.
Bene. Ora vediamo un’altra cosa. Da tempo, per inesperienza ed incapacità ma anche perché è meno impegnativo e nasconde proprio l’eventuale incapacità del relatore, molti, se non tutti, usano presentazioni fatte al computer e proiettate. In pratica, nella migliore delle ipotesi, il relatore proietta pagine colorate, anche con un po’ di movimento se non addirittura solo pagine con una sfilza di numeri e dati, da leggere assieme. Tutto qua. Terribile. Ma perché mai alcune persone dovrebbero riunirsi per leggere assieme su uno schermo alcune cifre che potrebbero ben leggersi da sole? E se anche ci fossero dei commenti scritti, perché mai dovrebbere leggerli il relatore quando potrebbe farlo chiunque da solo? Insomma, i meeting oggi hanno perso totalmente il senso per cui sono stati creati e che non è certo quello di presentare numeri ad altre persone.
Io Ti suggerisco, caro Roberto, di andare contro corrente o meglio di fare un meeting come si dovrebbe. PrendiTi dei fogli da lavagna e impegnati a scrivere di Tuo pugno, l’argomento principale ed i tre o quattro punti essenziali del Tuo discorso, relativamente all’argomento stesso. Questo per ogni foglio. In pratica, fatti la traccia di ciò che vorrai o dovrai dire.
Scrivi usando grossi pennarelli. La misura è presto detta. Vai in fondo alla sala, dove ritieni possa sedersi il venditore più lontano, attorno al tavolo, e controlla che da lì, si veda chiaramente quanto hai scritto.
Scrivi solo in stampatello. Cambia colore ad ogni argomento. La scrittura non dovrà essere fitta. Tieni presente che la misura è data dal mantenere distanziati i quattro o cinque punti nell’intera area del foglio.
La Tua preparazione consisterà poi nel argomentare i punti che Tu stesso hai scritto come traccia. I punti non sono altro che il sunto di ciò che andrai ad esplicare con più parole. Chiaro? Questo Ti serve semplicemente per darTi sicurezza, perché una delle paure maggiori di chi parla è quella di trovarsi improvvisamente con un vuoto e non ricordarsi cosa dire e da dove iniziare.
Usa, se vuoi anche lucidi con una lavagna luminosa, ma sempre e poi sempre, ricordaTi, di non presentare dati scritti al computer ma solo scritti a mano, con grafia chiara, in stampatello, e grande.
Anche su lucidi vale quando detto per la lavagna in carta.
Non scrivere mai tutto quanto devi dire. Mi rendo conto che questo dà sicurezza ma è terribile, noioso, non professionale e assolutamente non convincente leggere ad altri ciò che gli altri potrebbero leggere da soli.
Se vuoi essere seguito devi incuriosire. RicordaTi questa massima: “...non importa ciò che un relatore dice, ma come lo dice....” Questo lo potrai fare se sarà visibile solo la traccia e tutto il resto nasce dalla Tua bocca.
Inoltre, altra abitudine da non seguire assolutamente, è quella di stare seduti al tavolo, mentre si parla. AlzaTi in piedi e restaci fino alla fine.
Dovrei dirTi tante e tante cose ma lo spazio ed il tempo non lo permettono. Voglio solo aggiungere un’ultima cosa, almeno per il momento.
La Tua prima presentazione è....la prima. Non vederla quindi come un esame assoluto che se non superato brillantemente, Ti eliminerà. Vedila piuttosto come un punto di partenza, da migliorare sempre. Importante è che anche quella partenza sia studiata al meglio.
Avrai senz’altro la bocca secca ed il cuore in tumulto, soprattutto prima di iniziare, ma se Ti sarai preparato bene, sparità tutto dopo pochi minuti. Ti chiedo solo di essere sereno. Non farTi prendere da alcun timore. Chi Ti ascolta è esattamente come Te. Se sbagli in qualcosa, ridi con loro, Tu per primo. Anzi, sarà opportuno che, all’inizio del meeting, presentandoTi, Tu dica con molta sincerità che quella è la prima riunione che tieni ad altre persone e che non è importante come riuscirai a farla, quanto invece è importante ciò che devi dire loro. Per questo chiedi di seguire bene ed eventualmente di segnarsi domande da farTi a chiarimento dei punti non approfonditi.
Ora Ti ho messo in mano solo la prima lettera dell’alfabeto. E’ poco ma sbaglierei a volerTi dire tutto. Eppoi Tu hai quell’incoscienza che Ti permetterà di proseguire bene.