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lunedì 31 gennaio 2011

LA GESTIONE DEL TEMPO 8

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


OTTAVA PARTE.


STRUMENTI E TECNICHE PER LA GESTIONE DEL TEMPO

Proseguiamo con informazioni relative alla COMUNICAZIONE intesa come il rapporto che dovrebbe essere creato in azienda tra un Manager ed i propri collaboratori.. Ricordo che quanto scritto va letto sempre nell'ottica di una buona gestione del tempo.




LIMITARE GLI INCONTRI
Il tempo è prezioso e la socializzazione, a cui ho accennato la volta scorsa, può toglierne parecchio agli impegni della giornata. Come questa, anche l'eccessiva disponibilità agli incontri è deleteria.
Non si deve pensare che un problema discusso faccia a faccia venga sempre risolto prima e più facilmente ne che ogni volta che un collaboratore ha una necessità debba correre a parlarne col proprio Capo.
Mi sono trovato più di quanto si possa pensare a vedere Capi ricevere in ufficio una sequela di collaboratori, uno dopo l'altro come in processione, ognuno con un problema urgente da risolvere, un OK da farsi dare, un chiarimento sulla gestione di qualcosa o per chiedere cose che potevano aspettare un intero giorno. Ed il Manager, dopo, dirmi: “Caro mio. Qui è sempre così. Se non ci fossi io non saprei dove andrebbero a finire....” (Potremmo discuterne a lungo su questo atteggiamento ma ...questa è un'altra storia).
Gli incontri vanno limitati, sia quelli estemporanei come sopra scritti quanto quelli fissati in agenda. Ma tornerò più tardi su questo punto.
Ed ecco la sassata: mettiamoci in testa che la quasi totalità degli incontri è assolutamente ininfluente per il lavoro e dagli incontri spesso nascono non soluzioni ma nuovi impegni e problemi da discutere in nuovi ulteriori incontri.


Detto questo, guardiamo ora la situazione del comportamento di un Manager durante un meeting

MEETING: PORRE UN LIMITE DI TEMPO AI PUNTI ALL'ORDINE DEL GIORNO
Che bella la giornata del meeting! Tutti i convenuti entrano sorridendo in sala riunione. Vi siete mai chiesti perchè? I meetings vengono sempre vissuti come una festa; una vacanza lavorativa. Si pensa: “finalmente oggi non si lavora” ed è con questo spirito che si va ad ascoltare uno che parla mentre ci si può pure prendere lo sfizio di scarabocchiare su un foglio.
In questa orgia di festa solitamente l'oratore (in questo caso diciamo il nostro Manager) si presenta con un piano scritto. Alcuni, ignari delle più elementari regole, non fanno nemmeno questo ma di solito è così che va.
Il piano presenta un elenco dei punti all'ordine del giorno, punti su cui si dovrebbe presumibilmente discutere. Dico presumibilmente perchè accade anche che vengano convocati meeting per consegnare semplicemente agli intervenuti comunicazioni, mansioni o direttive che avrebbero potuto essere date direttamente senza far perdere tempo a tutti.
Ma nel nostro caso il Manager è bravo. Ha un ordine del giorno e tutti i suoi bei punti in fila da discutere.
La differenza di un Manager da un altro sta nella gestione del meeting che si vede dalla chiarezza con cui elenca i punti, dando anche il limite di tempo entro cui stare.
Un buon Manager potrà molto semplicemente annunciare, all'inizio che “dovremmo cercare di trovare le risposte ad ogni punto dedicandoci non più di dieci o quindici minuti ognuno, perchè vorrei arrivare entro il termine stabilito del meeting ad aver discusso tutti i punti, trovando le soluzioni necessarie. Quindi....diamoci dentro.”
Posso dire che d'aver assistito a meetings con una decina di punti all'ordine del giorno, arrivando a fine giornata con un relatore che improvvisamente si accorgeva d'essere fermo al secondo o al terzo punto?


ORDINE DEL GIORNO IN ANTICIPO
Buona norma di un buon Manager è, in caso di un meeting con collaboratori o altri intervenuti, far girare nei giorni precedenti, il documento con segnati i punti che si discuteranno in modo tale che ogni intervenuto sappia in anticipo ed eventualmente si prepari, su cosa si lavorerà.
Ognuno avrà così modo di prepararsi documenti, domande e chiarimenti.



PORSI COME OBIETTIVO LA CHIAREZZA
Direte che è ovvio ma non sempre è scontato. Non ho mai sentito alcuno affermare di non essere chiaro quando parla ed è normale perchè se si annuncia qualcosa che si è pensato la si dirà nei termini e nei modi che a chi parla sono lapalissiani.
Il guaio è che quasi sempre non lo sono per chi ascolta. Per ovviare a questo inconveniente tipico dei relatori nei meetings occorre semplicemente che chi parla abbia l'accortezza, spesso e volentieri, di chiedere a chi ascolta se tutto quanto è stato detto è chiaro o no.
“Ciò che dico è facilmente capibile? Se qualcosa non è chiara, vi prego di segnarvela ed alla fine, per cortesia, prima di passare ad altro, chiedetemi chiarimenti perchè non voglio che qualcuno esca dal meeting con le idee non chiare”. Ecco, basta questa semplice accortezza detta all'inizio e ridetta di tanto in tanto, per essere certi di non parlare al vento.
In ogni caso, quando un relatore prepara il materiale da presentare e annota i vari punti da toccare, deve farlo in termini semplici come se parlasse ad incompetenti. Deve cioè dare a tutti la possibilità di comprendere senza esser lui a valutare ciò che ritiene scontato. Mai pensare che ciò che è ovvio e semplice per noi lo debba essere per forza anche per gli altri. Meglio essere chiari con la possibilità d'essere banali piuttosto che non essere capiti.
Se non c'è la premessa del “ditemi se non sono chiaro” difficilmente in un gruppo che fa cenno di si con la testa per far capire d'aver compreso, a volte senza nemmeno ascoltare bene, qualcuno alza la mano per dire che non ha capito, col rischio d'apparire l'unico a far brutta figura. Così, si arriva alla fine del meeting e tutti escono pieni di dubbi.



ATTENERSI ALL'ORDINE DEL GIORNO
Si organizza un meeting. C'è un bel preciso ordine del giorno; si sono costruiti i vari punti con chiarezza; si sono calcolati bene i tempi per ogni intervento; si è fatto circolare il materiale in anticipo per dar modo a tutti di prepararsi e finalmente si inizia.
Magari passa il primo punto, poi sul secondo si inizia a dibattere. C'è un intervento; un collaboratore chiede chiarimenti; un altro inserisce in tutto questo un nuovo elemento di discussione. Si unisce un altro ancora che dice di pensare perchè le cose non vadano come dovrebbero. Il Manager inizia a rispondere poi cerca di capire perchè le cose non vanno come dovrebbero ed inizia a prendere appunti mentali. Fa nuove domande per approfondire ed al primo si unisce un altro che dice la sua. Dopo poco tutti sono, di fatto, sul nuovo problema, Manager compreso che cerca di trovare una soluzione.
Il tempo passa e l'attenzione oramai e sul problema che è sorto discutendo del precedente. Poi, improvvisamente si vede che il tempo è passato; la mattinata è finita. Il Manager si accorge delle carte che aveva predisposto e che non ha più guardato.
L'ordine del giorno ed i punti da toccare sono lì ma il terzo punto ed i seguenti sono rimasti sulla carta.
L'enfasi, il coinvolgimento, l'emotività del gruppo, la volontà di risolvere un problema apparentemente facile per poi proseguire con il tema del giorno hanno fatto la loro parte.
Non ci sono scusanti. Quando vi è un ordine del giorno, stilato dal Manager stesso, non si devia. Si discutono i punti in programma.
Qualcosa di nuovo nasce dalla discussione? Nessun problema. Se ne prende nota e verrà inserito nell'ordine del giorno di un successivo incontro.
Così è, così dev'essere.



COMINCIARE E FINIRE IN TEMPO
Un buon meeting avrà un preciso piano dei punti da discutere quanto un preciso piano di durata. Se l'inizio viene convenuto per le 9.00 del mattino vorrà dire che indipendentemente dal fatto che tutti i convocati siano presenti o meno, alle 9.00 si inizia.
Se si attende perchè qualcuno è in ritardo si dà motivo ai presenti di ritenere che, un domani, possono loro stessi essere in ritardo perchè tanto chi è puntuale, aspetta.
Quindi, che manchi un collaboratore che può essere fermo nel traffico cittadino o l'Amministratore Delegato tenuto al telefono da qualcuno, all'ora stabilita il meeting deve iniziare ed all'ora stabilita il meeting deve finire.
Chi partecipa va messo nella condizione di sapere esattamente quando potrà essere libero in modo che lui stesso possa pianificare i propri successivi impegni.


Proseguiremo presto con ulteriori riflessioni sulla gestione del tempo relativamente alla tenuta di un meeting da parte di un Manager .

A presto

venerdì 28 gennaio 2011

ASPETTARE LA PROPOSTA

lettera firmata

Buon giorno vorrei un'informazione se possibile:
Lavoro per un azienda Italiana di termoisolanti e attualmente sto' lavorando all'estero in Russia a Mosca . Siccome ad Aprile vado in pensione, la mia ditta mi ha già detto se volevo continuare a lavorare per l'estero pero' (qui sta' la domanda) non saprei che stipendio giornaliero chiedere, considerando che sono un tecnico aziendale e non dirigenziale.
Attendo sua risposta nel frattempo le porgo i miei cordiali saluti


Mio caro R.,
la risposta è semplice: perchè devi chiedere? Devi invece solo aspettare la proposta. E' il Tuo datore di lavoro che Ti ha chiesto se desideri proseguire a lavorare ed è quindi il Tuo datore che devi dirTi come intende pagarTi.
Lui Ti farà la proposta e Tu valuterai se Ti conviene. E poiché, quasi certamente, la proposta che Ti farà non sarà il massimo di ciò che potrebbe darTi, dovrai solo rilanciare e chiedere un po' di più. Quanto, sta a Te decidere ed è proporzionale a quanto Ti verrà offerto.
Se Ti vuole trattenere significa che per lui vali. Calcola quanto Ti costa la vita, quanto porteresTi a casa di netto e fai i Tuoi conti.
Se il Tuo datore, come avviene sempre, Ti ha chiesto di fargli una proposta su quanto vorresTi è solo perchè in questo modo riesce a capire cosa vuoi senza sbilanciarsi per primo e, per il gioco delle parti, cercherà di ridurre quella cifra (come Tu cercherai di aumentarla). Forse, dentro di sé è disponibile a darTi più di quanto Tu non voglia ed è per questo che preferisce far parlare Te per primo.
In realtà è lui che deve parlare: la richiesta è sua. Devi solo dire quindi che non hai proposte da fare e che preferisci che sia lui a fartela. In base alla proposta, deciderai.
In bocca al lupo.

mercoledì 26 gennaio 2011

LA GESTIONE DEL TEMPO 7

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


SETTIMA PARTE.


STRUMENTI E TECNICHE PER LA GESTIONE DEL TEMPO

Come anticipato, dico ora qualcosa relativamente alla COMUNICAZIONE intesa come il rapporto che si viene a creare in azienda tra due o più persone. Inizio analizzandola pensando ai meeting. Ricordo che va vista sempre nell'ottica di una buona gestione del tempo.




INCONTRI FRA CAPO E SUBORDINATI PER ASSICURARE LA COMUNICAZIONE
Spesso ho visto Capi assolutamente bravi a gestire problematiche aziendali quanto assolutamente incapaci a gestire la comunicazione tra se e i collaboratori. Quasi come se essere Capo voglia dire esclusivamente portare avanti il lavoro a cui si è preposti senza tener conto che non esiste organizzazione che possa andar bene senza una buona comunicazione.
Un buon Capo deve tenere nella massima considerazione il proprio gruppo di lavoro e far si che la comunicazione nel gruppo funzioni perfettamente.
Dovrà quindi essere lui il primo a dare importanza agli incontri che permettano ai collaboratori di avere idee chiare su cosa fare e come farlo.
Salvo situazioni urgenti ed improvvise, buona norma sarebbe, ad esempio, programmare un meeting con i propri collaboratori a scadenza regolare e pianificata. Ad esempio il lunedì mattino.
In questo modo, ogni collaboratore saprà, anche per propria comodità di gestione del lavoro, che in quel meeting si discuterà e si vedranno assieme le linee del lavoro da svolgere. Così, se ci saranno richieste o chiarimenti su vari temi si approfitterà di quella riunione, evitando di togliere tempo durante le altre giornate.
Il Capo approfitterà per analizzare ciò che dovrà, dando istruzioni e ascoltando pareri o suggerimenti. In questo modo, la comunicazione sarà diretta e molto più certa.



ASSICURARE LA COMPRENSIONE
In ogni momento ed in ogni incontro, a due quanto in un meeting, compito del Capo è assicurarsi ed assicurare che quanto viene detto sia assolutamente compreso da tutti. Non è sufficiente dire pensando che poi “ognuno si arrangi a capire e se non capisce troverà un collega più sveglio che glielo chiarirà”.
Ogni persona deve uscire da un incontro con le idee chiarissime su ciò che si deve fare. Quindi, non solo si deve dire ma si deve soprattutto spiegare, sempre in termini molto semplici.
La persona o le persone coinvolte nella comunicazione devono poter, senza paura, anche dire: “non ho capito un accidente di ciò che è stato detto. Può essere ripetuto?” Ed il Capo deve iniziare a riflettere sul fatto che se qualcosa non viene capito forse può anche essere dato da una propria incapacità a spiegare bene. Assicurare la comprensione è davvero, per i rapporti, di estrema importanza.


RIPETERE LE ISTRUZIONI
Quante volte ho insistito su questa raccomandazione! Non è offensivo e non dev'essere vista come una perdita di tempo il ripetere le istruzioni sino a quando non sono comprese appieno.
Pensate che un gruppo di lavoro che riceva istruzioni ed i cui componenti abbiano recepito bene anche pure il 90% di esse può far nascere il caos nell'attuazione. Ci sarà chi avrà compreso una parte e chi ne avrà compreso un'altra cosicché, collaborando, verrà fuori di tutto e di più.
Il Capo deve quindi “perdere” magari un po' di tempo in più ma essere certo che le istruzioni siano comprese totalmente da tutti. A questo scopo, con opportune domande può sincerarsene e, nel caso, ripetere più volte le istruzioni sino a sicurezza totale. Non tutti sono uguali ma il Capo ha il dovere di far si che tutti comprendano.


SCEGLIERE IL MEZZO DI COMUNICAZIONE PIU' EFFICACE
Ci troviamo in un meeting. Attorno al tavolo vi sono alcune persone. E' un meeting che un Capo tiene ai propri collaboratori e quindi da tenere senza fronzoli ed orpelli. Può darsi che il Capo ritenga, in questo caso, che sia sufficiente avere un foglio in mano per parlare con i propri uomini.
Potrebbe bastare ma non è detto. Dipende da ciò di cui si deve discutere. Inutile fare un meeting tanto per fare; tanto per parlare una volta sola a tutti assieme, perchè se viene gestito male è come se non fosse fatto.
Se vi sono da discutere dati, scadenze, quantità, percentuali o altro, occorre sapere che l'attenzione visiva unita alla voce di chi parla fa si che le cose si ricordino molto meglio. L'occhio memorizza molto e meglio se vede ciò che viene detto.
Non è necessario, per queste riunioni, predisporre grandi cose. Oggi c'è la mania di proiettare su uno schermo fogli predisposti sul computer da mandare a vanti ed indietro con un semplice clic. Orribile. Non c'è nulla di meno impattante e di meno coinvolgente. Chi guarda queste presentazioni viene distratto da mille piccole cose e dopo poco non sente più nulla di ciò che vien detto. E' attratto dalla manina che segna le righe; dai colori che si accendono, dalle parole che appaiono e scompaiono e dai numeri che si ingigantiscono o si riducono in un balletto da anormali.
Per parlare ad un gruppo è sufficiente e molto meglio avere una lavagna con fogli di carta su cui il Capo stesso avrà scritto alcuni punti importanti da discutere, lasciando ampio spazio per poter scrivere al momento altre riflessioni o le domande del gruppo a cui dar risposta.
Una lavagna ed il Capo a fianco. E' più che sufficiente.
Se vi fosse necessità di presentare foto è più che sufficiente una lavagna luminosa su cui porre un lucido della foto stessa. Se si dovesse guardare un filmato si userà uno strumento idoneo.
Ciò che va compreso è che un meeting non necessariamente dev'essere inteso come uno show. Va gestito dal Capo nel miglior modo e con gli strumenti più semplici possibili per far si che ciò che viene detto sia comprensibile e chiaro a tutti i partecipanti.


MESSAGGI BREVI E SEMPLICI
Infiorare ogni frase solo perchè si ha la consapevolezza d'essere bravi oratori è sempre deleterio. Un bravo oratore non parla mai per il pubblico quanto per se stesso. Starà così sempre attento a far scena, far colpo, a dire frasi ad effetto, ascoltando lui stesso ciò che dice senza pensare a chi lo ascolta.
In un rapporto di comunicazione la tecnica migliore di gestione del tempo dice che per essere compresi e per non far perdere tempo agli altri, i messaggi devono essere brevi ed estremamente semplici.


VERIFICARE LA RICETTIVITA'
Indipendentemente da che si parli ad un gruppo in un meeting o direttamente ad una persona, quando si è espresso un concetto o si chiede di portare avanti un lavoro, dopo averlo comunicato lo si ripete, se necessario, più volte magari cambiando la fraseologia sino ad assicurarsi che sia compreso, spiegandolo in termini che tutti possano capire.
Niente paroloni; niente termini tecnici e niente inglesismi (tipici ad esempio del marketing) se chi partecipa non è del settore.



LIMITARE LA SOCIALIZZAZIONE
Essere aperti, parlare in modo chiaro e semplice, dare la disponibilità ad approfondire non deve significare aprire ad una socializzazione da bar.
Immagino cosa qualcuno starà pensando su quanto ho scritto. Dirà: “Questo ha la puzza sotto il naso”. Se devo però pensare ad un Manager che deve saper gestire il tempo proprio e del proprio team, non posso esimermi dal dire ciò che ho detto.
Limitare la socializzazione non vuol dire mettersi su piano diverso da chi ci sta difronte ma semplicemente far si che un rapporto di corretta apertura non diventi motivo di totale libertà senza limiti. Si può socializzare, essere aperti, franchi, disponibili ma questo non rende implicito una situazione d'amicizia personale che non può comunque esistere tra persone che non si frequentano oltre il lavoro.
Per capire meglio: negli USA capita molto spesso che l'Ammistratore Delegato di un'azienda e l'addetto alla portineria, ad esempio ,si chiamino per nome e si diano del Tu. Nessuno si scandalizza. Può essere fatta una cena sociale in cui i vari livelli si chiamino per nome e parlino senza problemi di ogni cosa. Si ride e si scherza. Tutti amici.
Poi, il giorno dopo, in azienda, l'addetto alla portineria saluterà e l'AD si saluteranno chiamandosi per nome, rispettando ognuno il lavoro e la posizione dell'altro.
Provate ad immaginare cosa succederebbe da noi nella stessa situazione. Il giorno dopo ognuno si sentirebbe in permesso, in virtù di una socializzazione non compresa bene, di gestire i rapporti come se ci trovasse ancora alla cena o al bar.
La socializzazione va gestita entro paletti ben fissati perchè anche i collaboratori devono comprendere, a loro volta, di gestirla nello stesso modo tra loro.
Le due chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè devono rimanere due chiacchiere. Il Manager che andandoci trova suoi dipendenti deve essere amichevolmente aperto, pronto ad ascoltare, sorridere e rispondere ma sempre entro il limite necessario per gustare la bevanda. Non dare esempi cattivi di mezze ore passate ridendo con loro perchè si invierebbe un bel messaggio: “Ragazzi, non ho un tubo da fare. Stiamocene qui a chiacchierare.” Ed i dipendenti, magari con un lavoro da terminare sulla scrivania, se ne starebbero col Capo. Un po' per piacere ed un po' per non farsi vedere ad andarsene lasciandolo lì.


A presto.

lunedì 24 gennaio 2011

TRATTENUTE BUSTA PAGA

RAF (loc. sconosciuta)

Salve,
sono un giovane lavoratore, avrei bisogno della vostra consulenza, se è possibile, da un controllo delle buste paga anno 2010 mi sorgono innumerevoli dubbi.
Il mio datore di lavoro mi ha comunicato che poichè il cdl dell'azienda ha commesso un errore nel calcolo delle ritenute irpef , questi soldi saranno defalcati dalla prossima busta paga.
Ho allegato all'e-mail le mie buste paga mi sapreste dire se effettivamente ci sono stati questi errori?
Inoltre sulla busta paga di dicembre  dovrei trovare mensilità + tredicesima trovo un importo decisamente inferiore.
Per quanto riguarda il TFR è giusto il calcolo che è stato effettuato?
E' normale che in busta paga sia riportato solo il tfr maturato nel mese?
In attesa di una vostra risposta ringrazio anticipatamente


Egregio Raf,
dico a Lei quanto più volte detto ad altri. Non diamo consulenza su problemi come il Suo perchè vi sono sempre interpretazioni contraddittorie e non vogliamo dire cose che possono poi apparire non vere.
Secondo noi, ma ripeto è solo un parere, , le cose sono regolari. La invitiamo comunque e con una certa sollecitudine a rivolgersi ad un patronato sindacale (non importa quale) che, dopo aver analizzato per bene i documenti, Le saprà dire se tutto è regolare.
Certo è che, se per qualche motivo durante l'anno, sono state fatte meno trattenute del giusto, in fase di chiusura queste vengono pareggiate. Le trattenute IRPEF sono tasse; non vanno a beneficio dell'azienda e quindi non c'è motivo per cui l'azienda debba “fregarla”.
In ogni caso sappia che, se dovesse risultare un errore a Suo favore, Le verranno ritornati.
Mi auguro e dico a Lei (ma vale per tutti) che in fase di chiusura, quando viene chiesto di firmare per definire che tutto è regolare e nulla più spetta, Lei abbia scritto e sotto firmato non “per accettazione” ma “per ricevuta”.
Come si fa? Basta tirare elegantemente una riga sulla scritta “per accettazione” aggiungendo a mano “per ricevuta” e firmando.
Se qualcuno dicesse che non è possibile, che è la norma e che nessuno ha mai avuto da ridire, rispondete educatamente che siete nel pieno diritto di firmare in questo modo non potendo, al momento, verificare che quanto scritto sia tutto corretto.
Nel peggiore dei casi, non firmate e lasciate le carte sul tavolo.
Cordiali saluti

martedì 18 gennaio 2011

LA GESTIONE DEL TEMPO 6

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


SESTA PARTE.


Riprendiamo ora con qualche riflessione sul CONTROLLO di se stessi e del proprio lavoro.


NASCONDIGLIO ovvero UN'ORA TRANQUILLA
Può non essere facilmente messo in opera sopratutto da un giovane Manager che non abbia ancora una propria libertà di gestione. Augurando di arrivare presto a questa condizione, dirò che la tecnica del nascondiglio o anche di un'ora tranquilla è molto importante.
Si tratta semplicemente di non essere disponibili magari per mezza o una giornata intera, pur essendo al lavoro.
La non disponibilità è totale. Solo la segretaria e per cose di estrema importanza può intervenire. Il nascondiglio può essere svolto in qualunque luogo. Il senso di questo assoluto estraniarsi dai problemi immediati nasce dalla volontà di avere una piccola parte di tempo per riflettere. Riflettere su temi importanti; su pianificazioni essenziali; su piani strategici senza che altri intervengano a metter scompiglio nel momento in cui è più importante pensare e, magari, scrivere.
Quando farlo? Può essere una volta alla settimana o un paio di volte al mese. Poco importa. Ciò che è importante è la volontà mentale di attuare il nascondiglio.


INDISPONIBILITA' PROGRAMMATA
Il controllo del proprio lavoro deve basarsi su condizioni precise che, a meno che non vada ta fuoco, andrebbero sempre seguite.
Essere un Manager aperto a tutti non significa essere sempre disponibile ad ogni richiesta in ogni momento. Se così fosse non riuscireste mai a svolgere il Vostro compito.
Il Vostro gruppo di lavoro deve sapere che vi sono momenti in cui Voi siete pronti a contatti ed altri in cui non lo siete. In questa logica, l'indisponibilità programmata può semplicemente essere un momento della giornata in cui è inutile venire a cercarVi perchè preferite non essere disturbati.
Può essere il mattino oppure un orario stabilito nell'arco del giorno. I collaboratori, sapendolo, eviteranno di disturbare. Devo dire che questa tecnica aiuta anche molto i collaboratori a pianificare il loro stesso lavoro sapendo gli spazi che Voi potete dare loro. L'indisponibilità programmata, che può apparire simile al nascondiglio, in verità differisce dal fatto che in questa condizione i collaboratori sanno che Voi siete in ufficio, mentre il nascondiglio può essere effettuato fuori sede.


SELEZIONARE TELEFONATE E VISITATORI
Chi telefona non ha necessariamente priorità e chi viene a trovarVi senza appuntamento, ancor meno. E' possibile avere il controllo del proprio lavoro quando si è padroni di selezionare sie le telefonate in arrivo (non la prendo, non ci sono) quanto rifiutare di ricevere visite non pianificate.
Se una telefonata giunge da qualcuno che conoscete e che ritenete possa parlarVi successivamente, prendetene solo nota e richiamate Voi a fine giornata.


RAGGRUPPARE TELEFONATE ED APPUNTAMENTI
Non occorre parlarne più di tanto. Fa parte del controllo non deviare da questa linea. Le telefonate e gli appuntamenti vanno raggruppati dando loro un tempo massimo concordato.


PORTA “DISPONIBILE” E NON “PORTA APERTA”
Alcune generazioni di Manager sono cresciuti nel concetto della famosa “porta aperta” ovvero ampia disponibilità dei Capi (o loro stessi verso i collaboratori) a non avere segreti, a ricevere chiunque avesse bisogno e a dimostrare che in quell'ufficio non c'era nulla da nascondere. Nessuno tramava!
Questo concetto ha così creato più problemi di quanti ne abbia risolti. Porta aperta non deve significare che ognuno possa entrare quando e come vuole ma piuttosto che il Manager è a disposizione per qualunque necessità inerente il lavoro dei collaboratori.
Ed essere disponibili significa non rifiutare di dare ascolto o di aiutare chi ne abbia bisogno. La disponibilità però va offerta proporzionalmente alle condizioni del lavoro.
Il Manager, nel caso qualcuno volesse avvicinarlo, prenderà nota della necessità che sarà stata espressa alla segretaria e, proporzionalmente al problema, penserà a convocare al più presto il dipendente per ascoltarlo.
Va quindi modificato, qualora ancora ci fossero dubbi o cattive abitudini, il concetto di porta aperta, ridefinendolo più correttamente in porta disponibile.
Molti Manager tengono aperta materialmente la porta del proprio ufficio volendo dimostrare la loro apertura agli altri. In realtà, spesso, viene fatto solo per pura curiosità di vedere chi passa o per mostrare agli altri che lui sta lavorando. In questo modo è garantita solo una cosa: quel Manager opererà in modo distratto.


COLLOQUI IN PIEDI
Nell'ambito del controllo del proprio lavoro metterei senza tema di dubbio anche il fare colloqui in piedi. Non è esagerato; è piuttosto un ottimo metodo per ridurre i tempi dei colloqui e stringare ciò che viene detto, sfrondandolo da mille considerazioni spesso inutili.
Quando ci si siede i tempi si allungano. Si fanno due chiacchiere in più e si passa dal problema da discutere ad altre valutazioni inutili. Gossip.
Ricevere in ufficio, già in piedi, un collaboratore significa inviare un messaggio chiaro. “Ti ascolto volentieri ma il tempo è limitato.”
Ed anche quando ci si reca da un Capo, pur se lo si trova alla scrivania, non è affatto maleducato stare in piedi e dire ciò per cui si è andati a trovarlo. Anzi, gli si manda il messaggio: “non voglio farle perdere tempo perchè so che ha da fare, come del resto io.” E si inizia a parlare.


EVITARE DI LASCIARE LAVORI INCOMPLETI
Quando si inizia un lavoro è buona norma sapere di poterlo portare a termine entro il tempo stabilito. Inutile iniziare un lavoro di quattro ore quando si sa che dopo un'ora si esce dall'ufficio. Il giorno successivo, riprendere in mano il tutto, ritrovare il filo logico e le considerazioni che si avevano in testa la sera precedente sarà sempre arduo.
“Eppure - si dirà - ieri avevo in mente una cosa da scrivere e, accidenti, non la ricordo più. Mi spiace. Era importante”. Questo accade quando ci si interrompe non rendendo più possibile entrare nella stessa atmosfera di quando avevamo preso in mano il problema.
Controllo anche in questo. Meglio lasciare il lavoro un'ora prima e tornare il mattino successivo un'ora prima.


UTILIZZARE IL TEMPO DURANTE I VIAGGI
Fortunatamente vedo oggi diversi Manager che impiegano il loro tempo, durante i viaggi, per sbrigare lavoro. In aereo è sufficiente un buon caro e vecchio blocco notes per segnare appunti, riflessioni, cose da fare, telefonate oppure per leggere documenti relativi a quello che si sta andando a fare od ancora per aggiornarsi su un meeting tenuto in azienda. In treno è più facile anche l'uso del personal. In auto vale una buona micro-registrazione. Anche attraverso queste piccole attenzioni passa una buona gestione del controllo.


UTILIZZARE IL TEMPO DURANTE LE ATTESE
Vale quanto detto sopra. Nelle sale d'attesa nessuno vieta di metterci in un angolo e portare avanti le cose che dobbiamo. Ricordate anche che, semmai i Vostri compiti Vi vedano anche impegnati nelle visite a clienti importanti, un bel blocco di carta è sempre utile per annotarsi le cose che vengono in mente, in attesa d'essere ricevuti.


UTILIZZARE OCCASIONI PER PENSARE ALLE COSE.
Immagino che qualcuno riterrà un'esagerazione quanto sto per dire. Ognuno la veda come vuole. Credo però che vi siano mille occasioni che servano per riflettere su qualcosa che interessa. Andando per strada e guardando una vetrina può balzare alla mente un'idea nuova.
In un supermercato, durante la spesa, una promozione può farne venire alla mente un'altra adatta ad un nostro prodotto. Un nome, per associazione, può aiutare a creare uno slogan. Un buon nuovo packaging visto su uno scaffale può aiutare a risolvere un problema a cui nessuno in azienda aveva pensato.
Parlando con un amico si può scoprire un concetto, buttato lì a caso, che può dare il via a considerazioni utili sul lavoro.
Sono moltissime le situazioni estranee che possono contenere informazioni utili o che possono comunque darci una mano per risolvere altri problemi. Anche guardando la TV, anche stando in spiaggia o leggendo un libro possiamo avere molte intuizioni.
Non perdiamo occasioni: basta prenderne nota ed il giorno dopo, in ufficio, si valuta.



Alla prossima, analizzerò il tema della COMUNICAZIONE analizzata essenzialmente nell'ottica dei meetings aziendali, tanto cari ai Managers. Ritorno sul tema perchè fa necessariamente parte degli: STRUMENTI E TECNICHE PER GESTIRE BENE IL TEMPO.

venerdì 14 gennaio 2011

BENEFIT

Michele (loc. non conosciuta)

Buongiorno,
per diversi anni ho avuto a disposizione, tra altri benefit, l'abbonamento annuale ai mezzi pubblici che utilizzavo per recarmi sul posto di lavoro.
L'anno passato l'azienda ha deciso di sospendere l'erogazione di tale benefit riconoscendo l'importo dello stesso in busta paga.
Ovviamente tale importo, vuoi per le tasse vuoi per le convenzioni che singolarmente non possono essere ottenute, non è sufficiente ad acquistare l'abbonamento personalmente.
Quale tipo di logica deve essere applicata alla valutazione di quanto debba essere monetizzato un benefit che viene eliminato dall'azienda?  
Grazie.


Egregio Sig. Michele,
un benefit è qualcosa che va al di là degli accordi nazionali di lavoro e che viene concordato o concesso dalle aziende nella misura e con sistemi che ognuna sceglie.
Ce n'è per tutti i gusti e quello concesso a Lei ne è la riprova.
Essendo un accordo che intercorre tra un dipendente e l'azienda (meglio sarebbe dire che è qualcosa che l'azienda decidere di concedere ad un dipendente) il mantenimento o la cessazione di tale extra è quassi sempre legato a situazioni aziendali su cui c'è poco da dire.
Il fisco tiene sempre molto sotto controllo questi benefit perchè si tratta sempre di remunerazione occulta. Nel Suo caso Lei usufruiva di un certo valore su cui non venivano probabilmente pagate trattenute e tasse.
Tenga presente che sui benefit vanno in ogni caso pagate.
Quando le aziende si accorgono d'essere nel mirino di controlli vari aggiustano il tiro e concordano nel chiudere il benefit.
Le aziende meno serie lo tolgono e tutto finisce lì.
Le altre, giustamente mettono in busta paga il valore del benefit. A questo punto i comportamenti sono due:
a) per far si che il dipendente non debba soffrirne, si mette in busta paga un valore più alto del benefit ricevuto in modo che il netto da trattenute sia pari a quanto prima percepito. In questo caso l'azienda si ritroverà ad avere un costo superiore.
b) l'azienda mette esattamente in busta paga il valore del benefit, pur sapendo che in questo caso il dipendente dovrà rimetterci qualcosa. E su queste decisioni (sparagnine o giuste) non si può intervenire. Ognuno fa le valutazioni che vuole.
Chi non ha mai percepito nulla dirà “ringrazia il cielo che tu ce l'hai”. Chi riceve un benefit di solito dice “non vedo perchè devo avere meno di prima”.
Come sempre si tratta di capire quanto è il meno di prima. Se la cifra che si perde è piuttosto importante, il dipendente può, conti alla mano, farlo presente all'azienda e chiedere un adeguamento (ma si tratta sempre di accordi che, alla fine, lasciano amaro in bocca nei rapporti, da una o dall'altra parte). Comunque, se si vuole, lo si fa.
Per finire: non c'è una logica di valutazione generale per monetizzare un benefit. Proprio perchè è qualcosa tra azienda e dipendente, anche i contratti di lavoro dicono e poi chiudono un occhio. Nessuno creerebbe un caso per un benefit monetizzato non perfettamente.
Le aziende guardano sempre al risultato finale e, in questo caso, dopo aver monetizzato sullo stipendio il benefit, spesso ci si trova con stipendi non più allineati tra dipendenti allo stesso livello e questo, è sempre da evitare. Prima, quando godeva del benefit, quasi certamente il Suo stipendio era allineato ad altri. La differenza stava proprio nel benefit. Oggi non è più così.
Spero d'averLe chiarito qualche dubbio.
Cordiali saluti.


 

giovedì 13 gennaio 2011

LA GESTIONE DEL TEMPO 5

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


QUINTA PARTE.


Proseguo ad elencare quelli che possono essere definiti STRUMENTI E TECNICHE PER LA GESTIONE DEL TEMPO. Dopo un'analisi dei vari aspetti della pianificazione eccoci a qualche riflessione sull'ORGANIZZAZIONE.
Buona lettura.


STANDARDIZZARE LE ROUTINES ED I DETTAGLI
Fuori dal lavoro, durante l'arco della giornata o della settimana noi spesso agiamo, un po' come robot ovvero ci ritroviamo a fare gesti e movimenti abitudinari. Perchè questo porta a risparmiare tempo. Li facciamo ogni volta esattamente come quella precedente finendo, in poco tempo, per sbrigare tante piccole azioni.
La stessa standardizzazione per tutto ciò che è routine può essere fatta in ufficio. In pochi minuti si può svolgere una serie di dettagli che danno in inizio al lavoro vero e proprio. Una domanda precisa alla collaboratrice, un compito veloce alla segretaria o una rapidissima scorsa al piano di lavoro per verificare che qualcuno non abbia improvvisamente pianificato un meeting a cui dovete partecipare e per cui dovreste essere pronto. Tutte queste o altre piccole azioni se svolte in modo automatico e metodicamente rendono più organizzato il lavoro.


LA SEGRETARIA
Chi ha una segretaria (oggi la cultura è più per una segretaria di gruppo che non singola) deve “usarla” al meglio, lasciandole la gestione in autonomia di vagliare e disporre in ordine di priorità sia la posta che tutta la documentazione d'ufficio.
Paradossalmente sarà quindi Lei che Vi suggerirà o Vi ricorderà cosa c'è da fare piuttosto che l'opposto. La segretaria che aspetta ordini per svolgere un compito è solo una perdita di tempo. Coinvolgetela quindi nella mansione e nelle responsabilità affinchè si senta partecipe del Vostro lavoro.


CESTINARE L'INUTILE
Molto velocemente: in un ufficio arriva di tutto. Proposte, offerte, pubblicità, richieste ed altro ancora. La Segretaria dovrà ella stessa essere nella condizione di valutare se qualcosa va eliminata ancor prima che la vediate. Per il resto, alla sera, durante lo sbrigo della posta, ciò che è inutile va cestinato senza problemi. Evitate di far archiviare o tenere cose che non serviranno mai solo perchè non avete il coraggio di tirar sopra una riga o perchp magari un domani potrebbe servire.


SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE VELOCE E SEMPLICE
Un'organizzazione perfetta è anche quella che sa dove siano reperibili le informazioni richieste quando vengono fatte e che trova sistemi di archiviazione semplici. Un Manager deve saper spiegare e formare i propri collaboratori o la segretaria affinchè l'organizzazione funzioni.
Può capitare che in assenza del collaboratore o della segretaria sia urgente trovare un documento. Il Manager non può trovarsi indifeso solo perchè non c'è colui o colei che conosce dove è stato archiviato. E' buona norma quindi, anche se potrebbe non esserci mai la necessità, che il Manager sappia metter mano dove le avrebbe messe la segretaria. Quindi, andare un po' a scuola dalla segretaria può far bene al manager.


RISPONDERE SULL'ORIGINALE
So bene che usando il computer si risponde sulla stessa e.mail che ci è arrivata. In ufficio, a qualunque livello si debba rispondere e se la comunicazione è cartacea lo si fa scrivendo una nota sull'originale in carta. In questo modo si evita che comunicazioni in risposta vadano magari perse o finiscano per non essere allegate al memo giusto.
Spesso, le comunicazioni d'ufficio tengono conto di questo occupando non tutto lo spazio in orizzontale disponibile per la scrittura ma solo tre quarti. Nella colonna libera a destra vanno scritte le note. Idea semplice ma estremamente efficace.

USARE MEMORANDUM PRATICI
Il memorandum, lo dico per le generazioni del computer, è un foglio di carta su cui a volte si scrive in minor tempo che non alla tastiera. Nati proprio con l'idea di essere fogli pratici su cui buttare quattro parole, nel tempo si sono impreziositi perchè qualcuno ha forse pensato che più è elegante il memo, più bella figura si fa. Spesso vi sono stati aggiunti tanti particolari che anziché sbrigare e velocizzare rendono il memo un documento da compilare con lentezza.
Il Memo è un pezzo di carta per comunicare velocemente. Deve quindi essere pratico e basta. E' lo è più del computer.


In questi brevi cenni sull'organizzazione ho cercato di far comprendere alcuni punti che, pur se in apparenza banali, sono in realtà tecniche per gestire al meglio il lavoro.
E' ovvio che un Manager dovrebbe già sapere e sopratutto agire secondo quanto ho scritto ma ricordo sempre che, quando non sono obbligato a rispondere a richieste specifiche, cerco di scrivere avendo come riferimento un giovane, magari nuovo o quasi nuovo della mansione ed a cui nessuno ha dato formazione ne ha detto cosa ci si aspetti da lui.
Ciò che appare banale per chi da una vita svolge un lavoro, può esserlo molto meno per chi è agli inizi. Ed è a questi che ho sempre cercato di parlare.


Proseguiremo alla prossima con una breve analisi sul CONTROLLO.

lunedì 10 gennaio 2011

LA GESTIONE DEL TEMPO 4

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


QUARTA PARTE.

Dopo averVi elencato i principali fattori che causano, in un Manager ed in una organizzazione, perdita di tempo e dopo avervi spiegato i principi per permettere un'ottimale gestione del tempo, voglio ora parlarVi degli strumenti e tecniche per gestire il tempo.
Poiché di alcuni ho già scritto proprio parlando delle cause di una cattiva gestione o dei principi per far meglio, questa parte la svilupperò come elenco.
Mi soffermerò con cenni di spiegazioni sui punti che riterrò da approfondire. Sempre pronto, comunque, ad approfondire su richiesta.


PIANIFICAZIONE
Fanno parte di una corretta pianificazione:
LA GESTIONE PER OBIETTIVI ovvero la tecnica per arrivare a risultati non ponendo al primo posto la gestione dei problemi che possono affiorare giornalmente, quanto invece interessandosi alla pianificazione ed alla gestione di obiettivi a termine su temi importanti. In questo modo il Manager conoscendo le priorità che lui stesso avrà dato ad ogni singolo obiettivo sarà portato a concentrare gli sforzi in base alle pianificazioni stabilite. I problemi che dovessero apparire giornalmente andranno valutati e, se possibile, affidati a collaboratori per un'analisi ed una soluzione rapida. Nel caso ciò non sia attuabile, andranno pianificati anche questi lavori che riceveranno un termine per la soluzione proporzionalmente all'importanza.
PIANI A LUNGO TERMINE ovvero affidare a periodi di tempo più lunghi l'analisi e la ricerca di soluzioni a obiettivi che non sono di priorità assoluta. Ad esempio la costruzione di un piano marketing per l'anno fiscale successivo; lo studio di un prodotto; il lancio sul mercato di un prodotto; una analisi della qualità dei collaboratori, una verifica della rete vendita ecc..ecc..
OBIETTIVI E PRIORITA' MENSILI ovvero come arrivare a raggiungere obiettivi pianificati nel mese grazie ad un foglio di programma settimanale del lavoro. Il mese è il periodo medio entro cui spesso ci si danno obiettivi da raggiungere. Va detto però che, come spesso ho scritto in passato, nessun obiettivo viene raggiunto se lo si pensa o lo si scrive eppoi lo si dimentica. Per far si che questo non avvenga occorre essere estremamente precisi (oserei dire pignoli) sul perseguire gli obiettivi dandosi delle scalette di sub-obiettivi intermedi. Ecco quindi che un foglio di programma settimanale permette di tenere sotto controllo i vari passi necessari per arrivare, alla fine, all'obiettivo che ci si è dati. Il foglio, o piano settimanale dei lavori non è altro che il sunto per cinque, sei o sette giorni ( a Vostra scelta) di ciò che si intende fare ogni giorno, in quella settimana, e che darà poi come risultato l'avvicinarsi all'obiettivo del mese. Parrà, a chi non è abituato, un esagerazione pensare a quanto sto per dire. Perchè sto per dire che per raggiungere un buon programma settimanale occorre costruire e gestire un buon
PROGRAMMA GIORNALIERO. La sera precedente il giorno in questione un buon Manager si pianifica i lavori del giorno successivo. Lavori che probabilmente avrà scritto come promemoria durante il giorno stesso. Si tratterà quindi di metterli in ordine secondo una logica semplice. Chi non è abituato o chi ha sempre agito alla giornata, prendendo le cose come vengono, non può nemmeno lontanamente immaginare l'importanza di una buona pianificazione. Inizialmente si è portati a pensare che sia solo una gran perdita di tempo. Strada facendo poi ci si accorgerà di come tutto questo impegni solo pochi minuti e faccia guadagnare molto. Un programma giornaliero ben costruito conterrà esattamente
LA LISTA DELLE COSE DA FARE NELLA GIORNATA SUCCESSIVA ovvero ciò che si deve, si dovrebbe o si potrebbe fare. Alla sera è facile, pensando al giorno dopo, capire ciò che, dei problemi o lavori segnati, ha più urgenza o importanza (ciò che devo fare). Si metterà in secondo piano, da svolgere successivamente, ciò che si dovrebbe fare entro la giornata ed infine ciò che, tempo permettendo se tutto va come pianificato, si potrebbe fare. Naturalmente le cose di questo terzo punto sono cose di non primaria importanza e che, non potendole eventualmente svolgere potrebbero essere anche affidate a terzi. In questo modo, molto semplicemente si è giunti a
DISTRIBUIRE LE PRIORITA'. Una scaletta per importanza degli obiettivi che vanno risolti. Ricordate sempre che gli obiettivi vanno scritti ed è buona norma, man mano che si raggiungono, cancellarli con un tratto di penna affinchè Voi stessi vediate che state proseguendo a risolvere i lavori seguendo il piano che Vi eravate dati. Col personal, per chi ha la cattiva abitudine di non usare la carta (è tutta un'altra sensazione) sarà sufficiente non cancellare l'obiettivo ma colorarlo.
PREVENIRE LE CRISI. Ho già parlato su questo punto e sarò quindi breve. Un Manager deve saper non arrivare al punto di crisi e quindi di non capacità di soluzione di un problema.
PREVEDERE L'INATTESO. Anche su questo ho parlato. Si pensa che sia impossibile prevedere l'imprevedibile ma agire d'anticipo affinchè l'imprevedibile non arrivi, può aiutare davvero molto affinchè non arrivi davvero.
DISTINGUERE FRA URGENTE E IMPORTANTE. Vi sono lavori che definiamo o decidiamo di dover fare urgentemente perchè magari la soluzione di questi dà avvio ad altri lavori concatenati. Non è detto però che siano definibili come importanti. La valutazione di “importante” va data ad un lavoro che può implicare uno studio ed un piano di sviluppo nel tempo. L'importanza quindi non è l'urgenza. Occorre quindi chiedersi sempre se quel lavoro è urgente o importante.
IMPORSI SCADENZE. Ho un po' di nausea se penso a tutte le volte che ho insistito su questo punto ed ho anche esperienza per dire che troppo spesso ho visto scadenze date e non rispettate solo per incapacità di autogestione. C'è un obiettivo da raggiungere; ci si dà una scadenza eppoi ci si dimentica sino agli ultimi giorni. Quando si inizia ad analizzarlo ci si accorge che il tempo non basta ed allora, semplicemente si sposta la data di scadenza. Troppo comodo e poco manageriale. Se tutta l'azienda operasse in questo modo addio organizzazioni. Pensate se la Vostra impiegata si accorgesse, ogni sera, di non aver avuto tempo per svolgere i lavori affidati e decidesse di spostare la loro attuazione a data a venire. Le scadenze vanno fissate ed assolutamente rispettate. Se terrete a mente questo concetto Vi ritroverete a riuscire a gestire i problemi entro i termini.
RAGGRUPPARE LE INCOMBENZE SIMILI ovvero non sperperare durante il giorno tempo per scrivere un memo, poi telefonare a qualcuno, poi incontrare una persona,eppoi ancora telefonare e quindi scrivere qualcosa sino a sera. Finirete per occupare un giorno senza raggiungere obiettivi. La logica del raggruppare le incombenze aiuta in una gestione corretta. Ad esempio: alla fine della giornata ci si riserva mezz'ora per fare tutte le telefonate che si debbono fare e mezz'ora per scrivere annotazioni su eventuali documenti da far circolare o per dare input su lavori da fare. In questo modo si consegnerà alla segretaria un malloppo delle cose che lei stessa gestirà il giorno dopo. La posta, ad esempio va letta alla sera dando eventuale rapida risposta. Sfido invece a trovare un Manager che, arrivando in ufficio, non apra per prima cosa la cartella della posta per poi trovarsi bloccato per molto tempo. La curiosità non deve sopravalere. La professionalità è un'altra cosa. E semmai qualcuno dovesse chiederVi se avete letto la posta che ha inviato, potete rispondere semplicemente che “per non perdere tempo prezioso, la posta la guardate solo alla sera”. Rimarrà deluso ma capirà come si lavora.
LETTURA VELOCE. Un Manager solitamente può ricevere valanghe di informazioni. Possono arrivare dall'interno o dall'esterno. Alcune addirittura semplicemente informative o pubblicitarie; altre interne che Vi riportano per conoscenza fatti che riguardano altri uffici. Un buon metodo per risparmiare tempo è l'uso o la capacità di dare letture veloci per decidere se valga la pena di tenere e rileggere o se sia meglio cestinare. La lettura veloce consiste nel dare una rapida scorsa toccando con gli occhi l'inizio delle frasi o dei paragrafi. State certi che il senso dello scritto affiora comunque.
LASCIARE PER ULTIMI I LAVORI GRADEVOLI. Anche su questo ho più volte scritto. Per capire come opera un Manager e quindi di che stoffa è fatto, una delle cose che cerco di farmi dire senza farmene accorgere è proprio questo. Un Manager tende a interessarsi ed a risolvere per primo i problemi o i lavori gradevoli lasciando per ultimo quelli fastidiosi. Esattamente l'opposto di ciò che dovrebbe fare. Se si sbrigano prima i lavori antipatici si cercherà di perdere meno tempo e, a mente fresca ci si riuscirà facilmente. Tolti questi ci si sarà anche tolto un peso dalla mente perchè il cervello saprà che ciò che è rimasto e che verrà fatto per ultimo sarà piacevole. L'approccio alla giornata quindi, operando secondo questa logica, diverrà più fluido e sereno.


Alla prossima puntata.

venerdì 7 gennaio 2011

CONTRATTI A TEMPO DETERMINATO

lettera firmata (località non conosciuta)



Salve,
scriviamo per un parere su una questione lavorativa ,al momento, poco chiara.Siamo in tre, tutti sullatrentina, fortunatamente senza figli, impiegati fino al 31/12/2010 presso un ‘agenzia Sisal Match Point. Il nostro contratto è sempre stato a tempo determinato ma ci avevano assicurato che il rapporto sarebbe continuato.
Il 23 dicembre , il nostro capo area ci informa che la suddetta agenzia verrà ceduta ad un gestore privato ma continua a rassicurarci dicendo che noi saremo “ceduti” con essa. Per la sottoscritta è la quarta gestione in 6 anni , ma essendo preposta ho una possibilità in più di restare al mio posto, per i miei colleghi è diverso sono semplici impiegati che possono essere rimpiazzati senza problemi. Il nuovo gestore firma il contratto il 30 dicembre, con validità dal 1 gennaio, senza leggerlo e assicurandoci,ancora una volta che ci terrà tutti.Il 3 gennaio ci rincontriamo e si rende conto che forse avrebbe fatto meglio a leggerlo il contratto, visto che è pieno di penali. A questo punto iniziano i problemi…Il nuovo capo si lamenta….dice che non ce la fa a tenere tutti….che gli costeremo più di quello che potrebbe guadagnare…..guarda caso un attimo dopo che i nostri contratti con Sisal sono stati visionati dal suo commercialista. Dopo torna con un’altra scusa: che ci vorranno dai 15 ai 30 giorni per avere il contratto di lavoro. Quindi noi dal 1 gennaio lavoriamo senza contratto, compresi festività e notturni. La nostra domanda è:
come possiamo tutelarci se il capo decidesse di lasciarci a casa??????
Grazie a tutti


Gentilissimi,
più volte da queste pagine abbiamo risposto che le problematiche sindacal-contrattualistiche, variando ed avendo varianti oltre ogni logica interpretativa non le riteniamo di nostra specifica competenza per cui spesso abbiamo rimandato ad altre sedi (che sono poi quelle di un qualunque patronato di sindacato o, potendo, di un avvocato del lavoro) il chiarimento dei quesiti.
Spesso diamo comunque un parere più legato alla vicenda in sé perchè, anche fra le righe, a volte, si può leggere e capire qualcosa.
Nel Vs. caso c'è semplicemente un fatto: avete tutti un contratto a tempo determinato anche se,ma le parole dovreste saperlo che valgono quello che valgono, vi era sempre stato detto che il rapporto sarebbe continuato.
Ora, avendo il proprietario ceduto l'attività Voi compresi, di fatto è stato ceduto anche il contratto a tempo determinato. Non è che cedendo, il contratto sia variato. Quindi, nel migliore delle ipotesi cambiate casacca ma il contratto è quello.
Se ben comprendo, il Vostro nuovo Capo prima dice che non può tenerVi tutti poi, dopo un contatto col Commercialista dice che ci vorranno un po' di giorni per fare i contratti.
Da quanto tempo operate con questi contratti a termine? Ci sono logiche anche per questi. Un contratto è a tempo determinato in quanto si valuta che finito quel tempo si chiuda il rapporto. Se invece continua, il contratto dovrebbe passare a tempo indeterminato.
Su questo punto, che ci pare essere da non sottovalutare, dovreste proprio consultare un commercialista del lavoro o un Avvocato o, come detto, un sindacato. (Faccio presente che rivolgersi ad un patronato sindacale non significa essere tesserati e men che meno tesserarsi.)
Circa il fatto che dal 1° di Gennaio state lavorando senza contratto..., forse intendete dire che lavorate senza un nuovo contratto perchè quello vecchio è passato all'azienda nuova ma rimane.
Non potrebbero farVi lavorare senza perchè andrebbero incontro a problemi enormi se Vi accadesse qualcosa sul posto di lavoro o se ci fosse un'ispezione dell'Ispettorato del lavoro.
Ma anche di questo potete parlarne con chi interpellerete. E sarebbe opportuno che lo facciate molto presto.
Cordiali saluti.