VISITE A CLIENTI

Maurizio (loc. n.c.)

Buongiorno
sono un giovane venditore  di prodotti  tecnologici per l'industria  (sensoristica per l'automazione per essere precisi). Nella mia  breve esperienza ho avuto modo di cambiare due aziende concorrenti nel settore ed in entrambe mi sono imbattuto in quella che è una gestione piuttosto rigida del numero di visite ai clienti. Per essere più preciso a fronte di una giornata in ufficio, per contattare i clienti, vengono richiesta 20 visite nei restanti 4 giorni. Questa rigidità, unita alla oggettiva difficoltà del riuscire a completare il numero di visite richiesto, porta spesso a dover "forzare" delle visite o peggio ancora a mentire sul database, se uniamo a questo il fatto che spesso i responsabili affiancano i venditori nella visite dando un preavviso quasi nullo, ho notato in queste due società lo stesso esagerato tourover dei venditori unito ad una situazione di forte
stress degli stessi. Mi domando, quale deve essere il numero "giusto" di visite,  ma soprattutto deve  essere fissato per legge? Io credo che questo sistema porti più danni che vantaggi reali. Per completezza, avendo letto che a volte il numero di visite è legato al costo del prodotto, Le dico che questo varia dai 100 ai 2000 euro.
Grazie in anticipo



Caro Maurizio,
la tematica del numero visite varia ovviamente da azienda ad azienda, dai prodotti offerti, dalla difficoltà di presentazione, dalla distribuzione dei clienti sul territorio e dalla loro reperibilità o problemi di raggiungimento. Non c'è però assolutamente nessun raggiungimento che sia di “legge”. Questo non esiste, a meno che Tu non voglia dire se l'azienda può obbligare i venditori alle visite che ritiene. In questo caso la risposta è si. Può chiedere ciò che vuole. Poi sta nell'elasticità dei Capi capire il giusto.
Devo dirTi subito che la rigidità nel numero visite da eseguire è “abbastanza” la norma. Teoricamente essa dovrebbe derivare da l'esperienza di precedenti venditori o meglio ancora da personale direttivo che in precedenza svolgeva il compito e che quindi conosce ciò che può essere fatto. Se ben capisco Tu parli di una parte di lavoro svolto in ufficio e 4 giorni in esterno in cui fare 20 visite globali. In pratica 5 visite al giorno. Accidenti! Mi tocca fare il medico per corrispondenza senza avere indicazioni e questo è un po' difficile. E' come se andassimo dal medico e gli dicessimo: “Dottore, non sto bene. Indovini lei cosa ho!” Capirai che senza le indicazioni di base devo obbligatoriamente presupporre ma ciò che dirò può non esser assolutamente abbinato al Tuo caso. Con estrema sincerità Ti dirò che, se i clienti sono facilmente raggiungibili e non necessitano ore di trasferimento dall'uno all'altro, cinque visite al giorno non dovrebbero essere impossibili. Mi prendo però il beneficio d'inventario, nel senso che non conoscendo i prodotti e la trattativa di vendita, non posso andare oltre.
Una buona norma, nel Tuo caso, è di pianificare tre visite al mattino e due al pomeriggio. Il mattino è sempre più proficuo. Sempre di norma, la prima visita dovrebbe essere pianificata presto. Alle 8 o comunque quanto prima, con disponibilità del cliente, in modo che rimanga poi il tempo per raggiungere gli altri. Anche l'itinerario dovrebbe essere seguito con logica; ma credo di dirTi cose che Tu saprai già molto bene e che, qualche volta, non è possibile seguire. Ma qui sono già in difficoltà. Vi sono visite fatte esclusivamente su appuntamento ed altre che invece vanno fatte senza alcun vincolo. Le prime sono piuttosto vincolanti e possono creare intoppi, le altre invece permettono maggiore elasticità. Poi, ad esempio, e credo di averne già parlato anche più volte in risposte che puoi trovare in archivio, va gestito il tempo visita. Anche su questo avrei potuto darTi un aiuto ma non dandomi informazioni, non posso. Molto spesso i venditori no sanno gestire il tempo da dedicare alla singola visita. Così si perde molto tempo senza accorgersene. Si è prolissi quando non serve o si chiude su qualcosa su cui sarebbe stato utile dilungarsi. Insomma, la gestione del tempo è ovviamente una buona base per poter tenere il passo. Purtroppo è una parte di lavoro che va proprio analizzata dal trainer direttamente in affiancamento per poter dire se è tutto corretto o no.
Anche il piano visite deve avere un proprio personale budget di raggiungimento. Parlo di un piano Tuo. Se ad esempio, un giorno, per qualche fortuito motivo, tutte le cose vanno per il verso giusto e Ti ritrovi ad aver fatto le cinque visite e ad avere ancora tempo, portati in anticipo sul giorno successivo e cerca di fare la sesta. Il giorno successivo sarai al sicuro da eventuali problemi ma se anche quel giorno Tu potessi farne cinque, lavorerai sempre con un margine di sicurezza per il domani.
Non so gli orari che Tu hai ma sappi che il venditore non ne può avere. Può benissimo iniziare più tardi di un impiegato ma dev'essere anche disponibile ad iniziare ben più presto ed a finire dopo. Certo è che se ci si deve trovare dal primo cliente per le 8 e c'è un trasferimento da effettuare è chiaro che l'alzata dal letto dovrà essere ancora col buio.
La rigidità del numero visite ha anche altri risvolti. Spesso si chiede al venditore di effettuare 5 visite al giorno perchè quantomeno si può contare sul fatto che ne faccia di media 4,5. Se si lasciasse libero il numero, credimi, scenderebbero subito a 3.
Lo stesso numero poi è soggetto a valutazioni di fatturato. Se Tu facessi una visita al giorno con un fatturato pari a 10 visite, nessuno avrebbe da obiettare o quasi. Dico quasi perchè ci sarebbe comunque qualcuno che direbbe che Tu, se fai quel fatturato con una visita, se ne facessi 2 sarebbe il doppio!
C'è del vero nel fatto che la visita sia legata non tanto al prodotto quanto al fatturato che da esso scaturisce. Il venditore ha un costo e questo costo deve necessariamente ritornare. L'azienda può calcolare il margine che deriva dal prodotto e vedere quante visite, o meglio quanto fatturato per visita deve nascere, per poter pagare le spese di vendita.
Capirai anche Tu che se si deve dare uno stipendio ad un venditore e costui a fine mese ha procurato un fatturato al di sotto delle sue spese, la cosa non può essere profittevole. Ecco quindi che si cerca di trovare una soluzione mediata. Si calcola un certo numero di visite perchè si ritiene che facendole ne derivi un fatturato equo da pagare le spese e da portare utili.
La storia di vendita insegna che, statistiche alla mano, aumentando le visite tende ad aumentare anche il fatturato che da queste scaturisce. Poi si può essere d'accordo o meno, ma una certa logica di base purtroppo c'è ed è evidente.
E veniamo al solito vecchio trucco del fingere d'aver fatto visite che non si sono potute fare. Il venditore le fa e l'azienda, quasi sempre, sa che il venditore le fa. Però, sino a quando le cose non sono dette e non sono chiare, c'è sempre il dubbio che non avvenga. Se tutti i venditori che non riescono a raggiungere il numero di visite desiderate, davvero lo dicessero, probabilmente l'azienda si troverebbe ad analizzarne i motivi, trovando eventuali soluzioni.
Devo farTi una domanda a cui Tu solo puoi dare risposta. Quando esce il personale direttivo in affiancamento, riesci a fare cinque visite? Perchè se in quei giorni ci si riesce....è più difficile dire di non riuscirci negli altri giorni. Poi: quando esce il Tuo Capo con Te, come va il fatturato rispetto agli altri giorni? E' uguale, più alto, più basso? Se si facessero 5 visite con fatturati più bassi della media, significherebbe che la forzatura per arrivare al numero visite porta via tempo per la trattativa e quindi al fatturato.
Certo è che, se quando esce il Capo, le visite arrivano a malapena a tre o quattro in modo sistematico, è ben difficile pretenderne di più, e dovrebbe essere più facile per i venditori chiedere (tutti assieme) maggiore elasticità. Sappi comunque che si può chiedere maggiore elasticità offrendo in cambio lo stesso fatturato, altrimenti il gioco non vale. Se so di poter fare quattro visite garantendo il fatturato che solitamente raggiungo con cinque, posso anche proporlo.
Non so, perchè non ne parli, di quello che forse è la parte più importante di tutto: la preparazione. L'azienda vi tiene preparati e vi aggiorna sulle tecniche di vendita? Vi ha dato informazioni su come preparare la visita e su come visitare il cliente ben a conoscenza di tutto? La preparazione fa risparmiare molto tempo e va fatta la sera precedente. Su questo, se vuoi puoi prendere spunti da “Il profilo del buon venditore”. Arrivare alla visita con le idee chiare da maggior sicurezza.
Tu scrivi che spesso i Capi escono con preavviso quasi nullo. Non è un buon metodo, anzi sarebbe da deplorare perchè nasce da ignoranza, da incapacità a gestire se stessi e gli altri ed anche dalla mancanza di rispetto verso il lavoro dei collaboratori. Se così avviene significa che costoro non sono essi stessi preparati a gestire personale. Un coordinatore dovrebbe pianificare le visite sul campo preavvisando la settimana precedente e decidendo in anticipo i giorni di uscita.
Le improvvisazioni sanno sempre tanto di incapacità a gestire anche se stessi; figurarsi gli altri. Il venditore deve operare sempre nella massima tranquillità. I giochini delle improvvisazioni possono effettivamente creare stress. Come sempre però devo vedere i due lati della faccenda ed allora Ti dirò che un venditore che sa il fatto suo e che non ha nulla da nascondere, se ben preparato non deve assolutamente avere alcun problema (ne farsene) se il Capo, pur con ineducazione, arriva improvvisamente. E' solo un fatto di gestione di rapporti interpersonali che un Capo dovrebbe ben conoscere. Tutto qua.
Infine mi dice che nell'azienda c'è un esagerato turn-over. La cosa dovrebbe preoccupare i vertici a meno che...i vertici non lo vogliano. Vi sono aziende, sopratutto piccole, che tendono a sfruttare l'entusiasmo dei venditori all'inizio. Solitamente per far bella figura il nuovo venditore ci dà dentro ed ottiene di più. Poi col tempo si adagia un po' ed allora, se anche se ne va, non è un problema.
E' sbagliato, fortemente sbagliato, ma ci sono aziende che operano ancora così.
Che dirTi quindi, Maurizio? Relativamente a Te, se puoi, creaTi un Tuo budget di visite, inizia presto al mattino e cerca sempre di recuperare una visita in più. Datti l'obiettivo ed insisti. Tieni sotto controllo i fatturati. Se fatturi bene, saranno accettate anche meno visite ma sappi che il numero, aiuta sempre. Non è il numero visite che conta ma quanto da queste tiri fuori. Se Tu Ti mettessi in testa che devi fare 6 visite al giorno, indipendentemente da ciò che vuole l'azienda, vedrai che 5 le fai senz'altro e probabilmente arriverai nel tempo anche a 6. Lavora serenamente, sii calmo, propositivo col cliente, sorridente, professionale, disponibile e...qualche forzatura di fatturato lo puoi anche chiedere al cliente. Se Ti ordina due pezzi portalo a ragionare sino a quando non arriva a 3. E' in questo modo che si aumenta il fatturato per visita. Non dimenticare poi di uscire dalla visita senza aver parlato di tutto quanto può esser utile al cliente. Ricordargli prodotti che ha acquistato può servire per verificare in magazzino.
E poi, che ci sia il Capo o no, poco importa. Impara a lavorare per Te. Immagina d'essere il Direttore di Te stesso. Ti fai il piano, cerchi di portarlo avanti; Ti dai degli obiettivi “sempre ambiziosi”, e non molli sino a quando non hai raggiunto ciò che volevi. All'ora vedrai che soddisfazione! Ti sembrerà d'essere su un altro piano.
Ciao, e se vuoi, riscrivi.