MEETING IMPOSSIBILI

Adriano e Romeo (loc. n.c.)

Siamo due venditori di un'azienda piuttosto importante a carattere nazionale. Scriviamo assieme perchè abbiamo lo stesso problema.
Siamo entrambi giovani, in azienda da solo un anno e qualche mese. Premetto che non siamo scemi e poi capirà il perchè.
Io sono diplomato ed Romeo è laureato. Questo per dirle che abbiamo sufficiente capacità intellettiva per capire le cose.
Veniamo al fatto. Il nostro Capo tiene mensilmente meeting di vendita con la rete. Per i venditori è davvero un appuntamento importante perchè in quel contesto si gioca tutto. L'azienda pensa di passare chiare informazioni per farci lavorare e noi (tutti, perchè scriviamo anche per voce di altri) siamo completamente assorti nel tentativo di capire cosa vuol dirci il nostro Capo, cosa che puntualmente non capiamo.
Così, usciamo dal meeting con talmente tanti dubbi di comprensione che abbiamo una confusione risolvibile solo nei giorni a venire, almeno una decina. Quando abbiamo tutti compreso ciò che voleva dirci, anche attraverso telefonate in sede all'Ufficio vendite per chiarimenti, è quasi ora della nuova riunione.
Appena inizia la riunione capiamo subito come andrà a finire. Ci passa un plico di carteggi alto almeno tre dita con talmente tanti dati, tabelle, percentuali, informazioni su tutto, tutti ed ancora di più, che alla fine non capiamo nulla.
Fatto questo come inizio, passa a dirci le cose scritte che ci ha dato, proiettando tutte le tabelle scritte fittissimamente, che ha inserito nel computer, con una tale velocità che quando termina di leggere la pagina, noi siamo ancora alle prime righe.
Lui purtroppo non spiega; legge. Ma legge cose che probabilmente anche lui non capisce appieno altrimenti non avrebbe bisogno di così tanti dati.
Le diciamo una cosa che sembra assurda. Alla fine del meeting, anziché andarcene a casa, noi venditori, almeno una ventina, ci ritroviamo in un bar vicino al luogo della riunione e cerchiamo, tra di noi, di rivederci le cose per vedere di riuscire a capire. Le sembra una cosa giusta? Perchè il nostro Capo agisce così? Quale molla psicologica lo muove?
La ringraziamo della risposta che anche se non potrà aiutarci a risolvere il problema, almeno ce lo farà comprendere.

Devo dire cari Adriano e Romeo, che la Vostra lettera mi ha fatto davvero sorridere e se la cosa non fosse seria, riderei di gusto.
Il Vostro Capo soffre di una serie di incapacità, impreparazioni ed inesperienze. Forse è in una posizione non adeguata e, come spesso accade in queste situazioni, si è tentati di coprire le mancanze con una serie il più possibile ampia di dati e di scritti.
Del resto, dalla Vostra spiegazione ben precisa su come passa blocchi di informazioni (tre dita è quasi una Divina Commedia) vuol davvero dire che in quei fogli c'è tutto e di più. Poi, naturalmente, quando si tratta di spiegare, se non si è preparati, si tenta di leggere tutto per paura. La paura, solitamente, è anche quella di venir interrotti con domande imbarazzanti per cui, si tende proprio a correre senza pause.
Vi è una forma d'ansia che presumibilmente è proprio dettata dall'inesperienza o dalla non conoscenza. Mi auguro che malgrado questo almeno il Vs. apporto all'azienda sia profittevole, altrimenti vivete in un disastro.
Il fatto che, dopo il meeting, dobbiate riunirVi tra di Voi è molto significativo, così come il dover saperne di più telefonando all'Ufficio vendite.
Al di là della capacità o meno del Capo, per cercare d'esserVi un po' d'aiuto, posso dirVi che la Vostra difficoltà di digestione dei dati è assolutamente naturale. Ognuno ha un limite per immagazzinare le informazioni che riceve tutte assieme. Se queste vengono fornite in blocchi di tre dita e magari in poche ore, senza essere spiegate, va da sé che non si possono digerire. Le informazioni saranno assolutamente rifiutate dal cervello arrivando, come accade a Voi, di vedere il meeting come una mattinata da mal di testa. Arrivare alla riunione con queste paure è assolutamente logico come è folle da parte dell'azienda far si che questo accada.
Ma le aziende, come tutte le organizzazioni, solitamente pensano che il volume delle informazioni dato significhi efficacia.
“Se Ti passo poche righe e poche informazioni, non potrai mai saperne su tutto. Meglio quindi passare un'intera enciclopedia in modo d'essere sicuri che non vi siano dubbi”
Questo modo di pensare è piuttosto generale e, tendenzialmente, nasce da Capi con cultura, esperienze o provenienti da settori diversi. Faccio un esempio. Se mettiamo un Amministrativo a spiegare alcune semplici cose, si sentirà subito portato a preparare tavole con diagrammi, cifre con quattro numeri dopo la virgola, confronto di dati, percentuali e quant'altro.
Sarà cioè portato a passare agli altri quello che lui vive quotidianamente e che per lui è la norma. Poiché lui capisce benissimo quei dati non si preoccupa di dubitare che altri non lo possano seguire nei suoi ragionamenti.
Non pensa che il tasso di digestione delle informazioni non è uguale per tutti e che, se non capito, porterà addirittura danno all'azienda.
Vorrei ora di chiederVi perchè non abbiate mai preso il coraggio di far arrivare questa cosa in Sede ma mi rendo conto che probabilmente per Voi, la Sede ....è Lui.
Dovreste allora cercare di non accettare più questa situazione. Come fare? Facendo subito domande, appena viene presentata la prima tabella; chiedendo informazioni sulle strategie; dicendo “non capisco bene” ad ogni pagina che Vi sottopone. Insomma, molto cortesemente, obbligarlo a fermarsi e ad approfondire. Se riuscite a frenarlo, potrà magari incavolarsi ma sarà obbligato a prendere atto del fatto che forse non è chiaro e che i dati o le informazioni che passa non servono.
Le persone con ansia da vendere, creano la loro normalità coinvolgendo altri e passando loro la stessa ansia. Se vedono rifiutata questa tecnica, si afflosciano da soli (parlo di queste situazioni).
Chiedetegli di passarVi poche informazioni per volta da discutere assieme, senza quasi leggerle sullo schermo. DateVi la colpa (lo farete felice). Dite che avete difficoltà a comprendere e che Vi ci vuole calma, ma portatelo a fare ciò che ritenete utile ai fini della comprensione.
Se non riuscite nell'intento, scrivetemi ancora.
Saluti.