LA GESTIONE DEL TEMPO 8

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


OTTAVA PARTE.


STRUMENTI E TECNICHE PER LA GESTIONE DEL TEMPO

Proseguiamo con informazioni relative alla COMUNICAZIONE intesa come il rapporto che dovrebbe essere creato in azienda tra un Manager ed i propri collaboratori.. Ricordo che quanto scritto va letto sempre nell'ottica di una buona gestione del tempo.




LIMITARE GLI INCONTRI
Il tempo è prezioso e la socializzazione, a cui ho accennato la volta scorsa, può toglierne parecchio agli impegni della giornata. Come questa, anche l'eccessiva disponibilità agli incontri è deleteria.
Non si deve pensare che un problema discusso faccia a faccia venga sempre risolto prima e più facilmente ne che ogni volta che un collaboratore ha una necessità debba correre a parlarne col proprio Capo.
Mi sono trovato più di quanto si possa pensare a vedere Capi ricevere in ufficio una sequela di collaboratori, uno dopo l'altro come in processione, ognuno con un problema urgente da risolvere, un OK da farsi dare, un chiarimento sulla gestione di qualcosa o per chiedere cose che potevano aspettare un intero giorno. Ed il Manager, dopo, dirmi: “Caro mio. Qui è sempre così. Se non ci fossi io non saprei dove andrebbero a finire....” (Potremmo discuterne a lungo su questo atteggiamento ma ...questa è un'altra storia).
Gli incontri vanno limitati, sia quelli estemporanei come sopra scritti quanto quelli fissati in agenda. Ma tornerò più tardi su questo punto.
Ed ecco la sassata: mettiamoci in testa che la quasi totalità degli incontri è assolutamente ininfluente per il lavoro e dagli incontri spesso nascono non soluzioni ma nuovi impegni e problemi da discutere in nuovi ulteriori incontri.


Detto questo, guardiamo ora la situazione del comportamento di un Manager durante un meeting

MEETING: PORRE UN LIMITE DI TEMPO AI PUNTI ALL'ORDINE DEL GIORNO
Che bella la giornata del meeting! Tutti i convenuti entrano sorridendo in sala riunione. Vi siete mai chiesti perchè? I meetings vengono sempre vissuti come una festa; una vacanza lavorativa. Si pensa: “finalmente oggi non si lavora” ed è con questo spirito che si va ad ascoltare uno che parla mentre ci si può pure prendere lo sfizio di scarabocchiare su un foglio.
In questa orgia di festa solitamente l'oratore (in questo caso diciamo il nostro Manager) si presenta con un piano scritto. Alcuni, ignari delle più elementari regole, non fanno nemmeno questo ma di solito è così che va.
Il piano presenta un elenco dei punti all'ordine del giorno, punti su cui si dovrebbe presumibilmente discutere. Dico presumibilmente perchè accade anche che vengano convocati meeting per consegnare semplicemente agli intervenuti comunicazioni, mansioni o direttive che avrebbero potuto essere date direttamente senza far perdere tempo a tutti.
Ma nel nostro caso il Manager è bravo. Ha un ordine del giorno e tutti i suoi bei punti in fila da discutere.
La differenza di un Manager da un altro sta nella gestione del meeting che si vede dalla chiarezza con cui elenca i punti, dando anche il limite di tempo entro cui stare.
Un buon Manager potrà molto semplicemente annunciare, all'inizio che “dovremmo cercare di trovare le risposte ad ogni punto dedicandoci non più di dieci o quindici minuti ognuno, perchè vorrei arrivare entro il termine stabilito del meeting ad aver discusso tutti i punti, trovando le soluzioni necessarie. Quindi....diamoci dentro.”
Posso dire che d'aver assistito a meetings con una decina di punti all'ordine del giorno, arrivando a fine giornata con un relatore che improvvisamente si accorgeva d'essere fermo al secondo o al terzo punto?


ORDINE DEL GIORNO IN ANTICIPO
Buona norma di un buon Manager è, in caso di un meeting con collaboratori o altri intervenuti, far girare nei giorni precedenti, il documento con segnati i punti che si discuteranno in modo tale che ogni intervenuto sappia in anticipo ed eventualmente si prepari, su cosa si lavorerà.
Ognuno avrà così modo di prepararsi documenti, domande e chiarimenti.



PORSI COME OBIETTIVO LA CHIAREZZA
Direte che è ovvio ma non sempre è scontato. Non ho mai sentito alcuno affermare di non essere chiaro quando parla ed è normale perchè se si annuncia qualcosa che si è pensato la si dirà nei termini e nei modi che a chi parla sono lapalissiani.
Il guaio è che quasi sempre non lo sono per chi ascolta. Per ovviare a questo inconveniente tipico dei relatori nei meetings occorre semplicemente che chi parla abbia l'accortezza, spesso e volentieri, di chiedere a chi ascolta se tutto quanto è stato detto è chiaro o no.
“Ciò che dico è facilmente capibile? Se qualcosa non è chiara, vi prego di segnarvela ed alla fine, per cortesia, prima di passare ad altro, chiedetemi chiarimenti perchè non voglio che qualcuno esca dal meeting con le idee non chiare”. Ecco, basta questa semplice accortezza detta all'inizio e ridetta di tanto in tanto, per essere certi di non parlare al vento.
In ogni caso, quando un relatore prepara il materiale da presentare e annota i vari punti da toccare, deve farlo in termini semplici come se parlasse ad incompetenti. Deve cioè dare a tutti la possibilità di comprendere senza esser lui a valutare ciò che ritiene scontato. Mai pensare che ciò che è ovvio e semplice per noi lo debba essere per forza anche per gli altri. Meglio essere chiari con la possibilità d'essere banali piuttosto che non essere capiti.
Se non c'è la premessa del “ditemi se non sono chiaro” difficilmente in un gruppo che fa cenno di si con la testa per far capire d'aver compreso, a volte senza nemmeno ascoltare bene, qualcuno alza la mano per dire che non ha capito, col rischio d'apparire l'unico a far brutta figura. Così, si arriva alla fine del meeting e tutti escono pieni di dubbi.



ATTENERSI ALL'ORDINE DEL GIORNO
Si organizza un meeting. C'è un bel preciso ordine del giorno; si sono costruiti i vari punti con chiarezza; si sono calcolati bene i tempi per ogni intervento; si è fatto circolare il materiale in anticipo per dar modo a tutti di prepararsi e finalmente si inizia.
Magari passa il primo punto, poi sul secondo si inizia a dibattere. C'è un intervento; un collaboratore chiede chiarimenti; un altro inserisce in tutto questo un nuovo elemento di discussione. Si unisce un altro ancora che dice di pensare perchè le cose non vadano come dovrebbero. Il Manager inizia a rispondere poi cerca di capire perchè le cose non vanno come dovrebbero ed inizia a prendere appunti mentali. Fa nuove domande per approfondire ed al primo si unisce un altro che dice la sua. Dopo poco tutti sono, di fatto, sul nuovo problema, Manager compreso che cerca di trovare una soluzione.
Il tempo passa e l'attenzione oramai e sul problema che è sorto discutendo del precedente. Poi, improvvisamente si vede che il tempo è passato; la mattinata è finita. Il Manager si accorge delle carte che aveva predisposto e che non ha più guardato.
L'ordine del giorno ed i punti da toccare sono lì ma il terzo punto ed i seguenti sono rimasti sulla carta.
L'enfasi, il coinvolgimento, l'emotività del gruppo, la volontà di risolvere un problema apparentemente facile per poi proseguire con il tema del giorno hanno fatto la loro parte.
Non ci sono scusanti. Quando vi è un ordine del giorno, stilato dal Manager stesso, non si devia. Si discutono i punti in programma.
Qualcosa di nuovo nasce dalla discussione? Nessun problema. Se ne prende nota e verrà inserito nell'ordine del giorno di un successivo incontro.
Così è, così dev'essere.



COMINCIARE E FINIRE IN TEMPO
Un buon meeting avrà un preciso piano dei punti da discutere quanto un preciso piano di durata. Se l'inizio viene convenuto per le 9.00 del mattino vorrà dire che indipendentemente dal fatto che tutti i convocati siano presenti o meno, alle 9.00 si inizia.
Se si attende perchè qualcuno è in ritardo si dà motivo ai presenti di ritenere che, un domani, possono loro stessi essere in ritardo perchè tanto chi è puntuale, aspetta.
Quindi, che manchi un collaboratore che può essere fermo nel traffico cittadino o l'Amministratore Delegato tenuto al telefono da qualcuno, all'ora stabilita il meeting deve iniziare ed all'ora stabilita il meeting deve finire.
Chi partecipa va messo nella condizione di sapere esattamente quando potrà essere libero in modo che lui stesso possa pianificare i propri successivi impegni.


Proseguiremo presto con ulteriori riflessioni sulla gestione del tempo relativamente alla tenuta di un meeting da parte di un Manager .

A presto