LA GESTIONE DEL TEMPO 6

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


SESTA PARTE.


Riprendiamo ora con qualche riflessione sul CONTROLLO di se stessi e del proprio lavoro.


NASCONDIGLIO ovvero UN'ORA TRANQUILLA
Può non essere facilmente messo in opera sopratutto da un giovane Manager che non abbia ancora una propria libertà di gestione. Augurando di arrivare presto a questa condizione, dirò che la tecnica del nascondiglio o anche di un'ora tranquilla è molto importante.
Si tratta semplicemente di non essere disponibili magari per mezza o una giornata intera, pur essendo al lavoro.
La non disponibilità è totale. Solo la segretaria e per cose di estrema importanza può intervenire. Il nascondiglio può essere svolto in qualunque luogo. Il senso di questo assoluto estraniarsi dai problemi immediati nasce dalla volontà di avere una piccola parte di tempo per riflettere. Riflettere su temi importanti; su pianificazioni essenziali; su piani strategici senza che altri intervengano a metter scompiglio nel momento in cui è più importante pensare e, magari, scrivere.
Quando farlo? Può essere una volta alla settimana o un paio di volte al mese. Poco importa. Ciò che è importante è la volontà mentale di attuare il nascondiglio.


INDISPONIBILITA' PROGRAMMATA
Il controllo del proprio lavoro deve basarsi su condizioni precise che, a meno che non vada ta fuoco, andrebbero sempre seguite.
Essere un Manager aperto a tutti non significa essere sempre disponibile ad ogni richiesta in ogni momento. Se così fosse non riuscireste mai a svolgere il Vostro compito.
Il Vostro gruppo di lavoro deve sapere che vi sono momenti in cui Voi siete pronti a contatti ed altri in cui non lo siete. In questa logica, l'indisponibilità programmata può semplicemente essere un momento della giornata in cui è inutile venire a cercarVi perchè preferite non essere disturbati.
Può essere il mattino oppure un orario stabilito nell'arco del giorno. I collaboratori, sapendolo, eviteranno di disturbare. Devo dire che questa tecnica aiuta anche molto i collaboratori a pianificare il loro stesso lavoro sapendo gli spazi che Voi potete dare loro. L'indisponibilità programmata, che può apparire simile al nascondiglio, in verità differisce dal fatto che in questa condizione i collaboratori sanno che Voi siete in ufficio, mentre il nascondiglio può essere effettuato fuori sede.


SELEZIONARE TELEFONATE E VISITATORI
Chi telefona non ha necessariamente priorità e chi viene a trovarVi senza appuntamento, ancor meno. E' possibile avere il controllo del proprio lavoro quando si è padroni di selezionare sie le telefonate in arrivo (non la prendo, non ci sono) quanto rifiutare di ricevere visite non pianificate.
Se una telefonata giunge da qualcuno che conoscete e che ritenete possa parlarVi successivamente, prendetene solo nota e richiamate Voi a fine giornata.


RAGGRUPPARE TELEFONATE ED APPUNTAMENTI
Non occorre parlarne più di tanto. Fa parte del controllo non deviare da questa linea. Le telefonate e gli appuntamenti vanno raggruppati dando loro un tempo massimo concordato.


PORTA “DISPONIBILE” E NON “PORTA APERTA”
Alcune generazioni di Manager sono cresciuti nel concetto della famosa “porta aperta” ovvero ampia disponibilità dei Capi (o loro stessi verso i collaboratori) a non avere segreti, a ricevere chiunque avesse bisogno e a dimostrare che in quell'ufficio non c'era nulla da nascondere. Nessuno tramava!
Questo concetto ha così creato più problemi di quanti ne abbia risolti. Porta aperta non deve significare che ognuno possa entrare quando e come vuole ma piuttosto che il Manager è a disposizione per qualunque necessità inerente il lavoro dei collaboratori.
Ed essere disponibili significa non rifiutare di dare ascolto o di aiutare chi ne abbia bisogno. La disponibilità però va offerta proporzionalmente alle condizioni del lavoro.
Il Manager, nel caso qualcuno volesse avvicinarlo, prenderà nota della necessità che sarà stata espressa alla segretaria e, proporzionalmente al problema, penserà a convocare al più presto il dipendente per ascoltarlo.
Va quindi modificato, qualora ancora ci fossero dubbi o cattive abitudini, il concetto di porta aperta, ridefinendolo più correttamente in porta disponibile.
Molti Manager tengono aperta materialmente la porta del proprio ufficio volendo dimostrare la loro apertura agli altri. In realtà, spesso, viene fatto solo per pura curiosità di vedere chi passa o per mostrare agli altri che lui sta lavorando. In questo modo è garantita solo una cosa: quel Manager opererà in modo distratto.


COLLOQUI IN PIEDI
Nell'ambito del controllo del proprio lavoro metterei senza tema di dubbio anche il fare colloqui in piedi. Non è esagerato; è piuttosto un ottimo metodo per ridurre i tempi dei colloqui e stringare ciò che viene detto, sfrondandolo da mille considerazioni spesso inutili.
Quando ci si siede i tempi si allungano. Si fanno due chiacchiere in più e si passa dal problema da discutere ad altre valutazioni inutili. Gossip.
Ricevere in ufficio, già in piedi, un collaboratore significa inviare un messaggio chiaro. “Ti ascolto volentieri ma il tempo è limitato.”
Ed anche quando ci si reca da un Capo, pur se lo si trova alla scrivania, non è affatto maleducato stare in piedi e dire ciò per cui si è andati a trovarlo. Anzi, gli si manda il messaggio: “non voglio farle perdere tempo perchè so che ha da fare, come del resto io.” E si inizia a parlare.


EVITARE DI LASCIARE LAVORI INCOMPLETI
Quando si inizia un lavoro è buona norma sapere di poterlo portare a termine entro il tempo stabilito. Inutile iniziare un lavoro di quattro ore quando si sa che dopo un'ora si esce dall'ufficio. Il giorno successivo, riprendere in mano il tutto, ritrovare il filo logico e le considerazioni che si avevano in testa la sera precedente sarà sempre arduo.
“Eppure - si dirà - ieri avevo in mente una cosa da scrivere e, accidenti, non la ricordo più. Mi spiace. Era importante”. Questo accade quando ci si interrompe non rendendo più possibile entrare nella stessa atmosfera di quando avevamo preso in mano il problema.
Controllo anche in questo. Meglio lasciare il lavoro un'ora prima e tornare il mattino successivo un'ora prima.


UTILIZZARE IL TEMPO DURANTE I VIAGGI
Fortunatamente vedo oggi diversi Manager che impiegano il loro tempo, durante i viaggi, per sbrigare lavoro. In aereo è sufficiente un buon caro e vecchio blocco notes per segnare appunti, riflessioni, cose da fare, telefonate oppure per leggere documenti relativi a quello che si sta andando a fare od ancora per aggiornarsi su un meeting tenuto in azienda. In treno è più facile anche l'uso del personal. In auto vale una buona micro-registrazione. Anche attraverso queste piccole attenzioni passa una buona gestione del controllo.


UTILIZZARE IL TEMPO DURANTE LE ATTESE
Vale quanto detto sopra. Nelle sale d'attesa nessuno vieta di metterci in un angolo e portare avanti le cose che dobbiamo. Ricordate anche che, semmai i Vostri compiti Vi vedano anche impegnati nelle visite a clienti importanti, un bel blocco di carta è sempre utile per annotarsi le cose che vengono in mente, in attesa d'essere ricevuti.


UTILIZZARE OCCASIONI PER PENSARE ALLE COSE.
Immagino che qualcuno riterrà un'esagerazione quanto sto per dire. Ognuno la veda come vuole. Credo però che vi siano mille occasioni che servano per riflettere su qualcosa che interessa. Andando per strada e guardando una vetrina può balzare alla mente un'idea nuova.
In un supermercato, durante la spesa, una promozione può farne venire alla mente un'altra adatta ad un nostro prodotto. Un nome, per associazione, può aiutare a creare uno slogan. Un buon nuovo packaging visto su uno scaffale può aiutare a risolvere un problema a cui nessuno in azienda aveva pensato.
Parlando con un amico si può scoprire un concetto, buttato lì a caso, che può dare il via a considerazioni utili sul lavoro.
Sono moltissime le situazioni estranee che possono contenere informazioni utili o che possono comunque darci una mano per risolvere altri problemi. Anche guardando la TV, anche stando in spiaggia o leggendo un libro possiamo avere molte intuizioni.
Non perdiamo occasioni: basta prenderne nota ed il giorno dopo, in ufficio, si valuta.



Alla prossima, analizzerò il tema della COMUNICAZIONE analizzata essenzialmente nell'ottica dei meetings aziendali, tanto cari ai Managers. Ritorno sul tema perchè fa necessariamente parte degli: STRUMENTI E TECNICHE PER GESTIRE BENE IL TEMPO.