LA GESTIONE DEL TEMPO 4

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


QUARTA PARTE.

Dopo averVi elencato i principali fattori che causano, in un Manager ed in una organizzazione, perdita di tempo e dopo avervi spiegato i principi per permettere un'ottimale gestione del tempo, voglio ora parlarVi degli strumenti e tecniche per gestire il tempo.
Poiché di alcuni ho già scritto proprio parlando delle cause di una cattiva gestione o dei principi per far meglio, questa parte la svilupperò come elenco.
Mi soffermerò con cenni di spiegazioni sui punti che riterrò da approfondire. Sempre pronto, comunque, ad approfondire su richiesta.


PIANIFICAZIONE
Fanno parte di una corretta pianificazione:
LA GESTIONE PER OBIETTIVI ovvero la tecnica per arrivare a risultati non ponendo al primo posto la gestione dei problemi che possono affiorare giornalmente, quanto invece interessandosi alla pianificazione ed alla gestione di obiettivi a termine su temi importanti. In questo modo il Manager conoscendo le priorità che lui stesso avrà dato ad ogni singolo obiettivo sarà portato a concentrare gli sforzi in base alle pianificazioni stabilite. I problemi che dovessero apparire giornalmente andranno valutati e, se possibile, affidati a collaboratori per un'analisi ed una soluzione rapida. Nel caso ciò non sia attuabile, andranno pianificati anche questi lavori che riceveranno un termine per la soluzione proporzionalmente all'importanza.
PIANI A LUNGO TERMINE ovvero affidare a periodi di tempo più lunghi l'analisi e la ricerca di soluzioni a obiettivi che non sono di priorità assoluta. Ad esempio la costruzione di un piano marketing per l'anno fiscale successivo; lo studio di un prodotto; il lancio sul mercato di un prodotto; una analisi della qualità dei collaboratori, una verifica della rete vendita ecc..ecc..
OBIETTIVI E PRIORITA' MENSILI ovvero come arrivare a raggiungere obiettivi pianificati nel mese grazie ad un foglio di programma settimanale del lavoro. Il mese è il periodo medio entro cui spesso ci si danno obiettivi da raggiungere. Va detto però che, come spesso ho scritto in passato, nessun obiettivo viene raggiunto se lo si pensa o lo si scrive eppoi lo si dimentica. Per far si che questo non avvenga occorre essere estremamente precisi (oserei dire pignoli) sul perseguire gli obiettivi dandosi delle scalette di sub-obiettivi intermedi. Ecco quindi che un foglio di programma settimanale permette di tenere sotto controllo i vari passi necessari per arrivare, alla fine, all'obiettivo che ci si è dati. Il foglio, o piano settimanale dei lavori non è altro che il sunto per cinque, sei o sette giorni ( a Vostra scelta) di ciò che si intende fare ogni giorno, in quella settimana, e che darà poi come risultato l'avvicinarsi all'obiettivo del mese. Parrà, a chi non è abituato, un esagerazione pensare a quanto sto per dire. Perchè sto per dire che per raggiungere un buon programma settimanale occorre costruire e gestire un buon
PROGRAMMA GIORNALIERO. La sera precedente il giorno in questione un buon Manager si pianifica i lavori del giorno successivo. Lavori che probabilmente avrà scritto come promemoria durante il giorno stesso. Si tratterà quindi di metterli in ordine secondo una logica semplice. Chi non è abituato o chi ha sempre agito alla giornata, prendendo le cose come vengono, non può nemmeno lontanamente immaginare l'importanza di una buona pianificazione. Inizialmente si è portati a pensare che sia solo una gran perdita di tempo. Strada facendo poi ci si accorgerà di come tutto questo impegni solo pochi minuti e faccia guadagnare molto. Un programma giornaliero ben costruito conterrà esattamente
LA LISTA DELLE COSE DA FARE NELLA GIORNATA SUCCESSIVA ovvero ciò che si deve, si dovrebbe o si potrebbe fare. Alla sera è facile, pensando al giorno dopo, capire ciò che, dei problemi o lavori segnati, ha più urgenza o importanza (ciò che devo fare). Si metterà in secondo piano, da svolgere successivamente, ciò che si dovrebbe fare entro la giornata ed infine ciò che, tempo permettendo se tutto va come pianificato, si potrebbe fare. Naturalmente le cose di questo terzo punto sono cose di non primaria importanza e che, non potendole eventualmente svolgere potrebbero essere anche affidate a terzi. In questo modo, molto semplicemente si è giunti a
DISTRIBUIRE LE PRIORITA'. Una scaletta per importanza degli obiettivi che vanno risolti. Ricordate sempre che gli obiettivi vanno scritti ed è buona norma, man mano che si raggiungono, cancellarli con un tratto di penna affinchè Voi stessi vediate che state proseguendo a risolvere i lavori seguendo il piano che Vi eravate dati. Col personal, per chi ha la cattiva abitudine di non usare la carta (è tutta un'altra sensazione) sarà sufficiente non cancellare l'obiettivo ma colorarlo.
PREVENIRE LE CRISI. Ho già parlato su questo punto e sarò quindi breve. Un Manager deve saper non arrivare al punto di crisi e quindi di non capacità di soluzione di un problema.
PREVEDERE L'INATTESO. Anche su questo ho parlato. Si pensa che sia impossibile prevedere l'imprevedibile ma agire d'anticipo affinchè l'imprevedibile non arrivi, può aiutare davvero molto affinchè non arrivi davvero.
DISTINGUERE FRA URGENTE E IMPORTANTE. Vi sono lavori che definiamo o decidiamo di dover fare urgentemente perchè magari la soluzione di questi dà avvio ad altri lavori concatenati. Non è detto però che siano definibili come importanti. La valutazione di “importante” va data ad un lavoro che può implicare uno studio ed un piano di sviluppo nel tempo. L'importanza quindi non è l'urgenza. Occorre quindi chiedersi sempre se quel lavoro è urgente o importante.
IMPORSI SCADENZE. Ho un po' di nausea se penso a tutte le volte che ho insistito su questo punto ed ho anche esperienza per dire che troppo spesso ho visto scadenze date e non rispettate solo per incapacità di autogestione. C'è un obiettivo da raggiungere; ci si dà una scadenza eppoi ci si dimentica sino agli ultimi giorni. Quando si inizia ad analizzarlo ci si accorge che il tempo non basta ed allora, semplicemente si sposta la data di scadenza. Troppo comodo e poco manageriale. Se tutta l'azienda operasse in questo modo addio organizzazioni. Pensate se la Vostra impiegata si accorgesse, ogni sera, di non aver avuto tempo per svolgere i lavori affidati e decidesse di spostare la loro attuazione a data a venire. Le scadenze vanno fissate ed assolutamente rispettate. Se terrete a mente questo concetto Vi ritroverete a riuscire a gestire i problemi entro i termini.
RAGGRUPPARE LE INCOMBENZE SIMILI ovvero non sperperare durante il giorno tempo per scrivere un memo, poi telefonare a qualcuno, poi incontrare una persona,eppoi ancora telefonare e quindi scrivere qualcosa sino a sera. Finirete per occupare un giorno senza raggiungere obiettivi. La logica del raggruppare le incombenze aiuta in una gestione corretta. Ad esempio: alla fine della giornata ci si riserva mezz'ora per fare tutte le telefonate che si debbono fare e mezz'ora per scrivere annotazioni su eventuali documenti da far circolare o per dare input su lavori da fare. In questo modo si consegnerà alla segretaria un malloppo delle cose che lei stessa gestirà il giorno dopo. La posta, ad esempio va letta alla sera dando eventuale rapida risposta. Sfido invece a trovare un Manager che, arrivando in ufficio, non apra per prima cosa la cartella della posta per poi trovarsi bloccato per molto tempo. La curiosità non deve sopravalere. La professionalità è un'altra cosa. E semmai qualcuno dovesse chiederVi se avete letto la posta che ha inviato, potete rispondere semplicemente che “per non perdere tempo prezioso, la posta la guardate solo alla sera”. Rimarrà deluso ma capirà come si lavora.
LETTURA VELOCE. Un Manager solitamente può ricevere valanghe di informazioni. Possono arrivare dall'interno o dall'esterno. Alcune addirittura semplicemente informative o pubblicitarie; altre interne che Vi riportano per conoscenza fatti che riguardano altri uffici. Un buon metodo per risparmiare tempo è l'uso o la capacità di dare letture veloci per decidere se valga la pena di tenere e rileggere o se sia meglio cestinare. La lettura veloce consiste nel dare una rapida scorsa toccando con gli occhi l'inizio delle frasi o dei paragrafi. State certi che il senso dello scritto affiora comunque.
LASCIARE PER ULTIMI I LAVORI GRADEVOLI. Anche su questo ho più volte scritto. Per capire come opera un Manager e quindi di che stoffa è fatto, una delle cose che cerco di farmi dire senza farmene accorgere è proprio questo. Un Manager tende a interessarsi ed a risolvere per primo i problemi o i lavori gradevoli lasciando per ultimo quelli fastidiosi. Esattamente l'opposto di ciò che dovrebbe fare. Se si sbrigano prima i lavori antipatici si cercherà di perdere meno tempo e, a mente fresca ci si riuscirà facilmente. Tolti questi ci si sarà anche tolto un peso dalla mente perchè il cervello saprà che ciò che è rimasto e che verrà fatto per ultimo sarà piacevole. L'approccio alla giornata quindi, operando secondo questa logica, diverrà più fluido e sereno.


Alla prossima puntata.