LA GESTIONE DEL TEMPO 5

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


QUINTA PARTE.


Proseguo ad elencare quelli che possono essere definiti STRUMENTI E TECNICHE PER LA GESTIONE DEL TEMPO. Dopo un'analisi dei vari aspetti della pianificazione eccoci a qualche riflessione sull'ORGANIZZAZIONE.
Buona lettura.


STANDARDIZZARE LE ROUTINES ED I DETTAGLI
Fuori dal lavoro, durante l'arco della giornata o della settimana noi spesso agiamo, un po' come robot ovvero ci ritroviamo a fare gesti e movimenti abitudinari. Perchè questo porta a risparmiare tempo. Li facciamo ogni volta esattamente come quella precedente finendo, in poco tempo, per sbrigare tante piccole azioni.
La stessa standardizzazione per tutto ciò che è routine può essere fatta in ufficio. In pochi minuti si può svolgere una serie di dettagli che danno in inizio al lavoro vero e proprio. Una domanda precisa alla collaboratrice, un compito veloce alla segretaria o una rapidissima scorsa al piano di lavoro per verificare che qualcuno non abbia improvvisamente pianificato un meeting a cui dovete partecipare e per cui dovreste essere pronto. Tutte queste o altre piccole azioni se svolte in modo automatico e metodicamente rendono più organizzato il lavoro.


LA SEGRETARIA
Chi ha una segretaria (oggi la cultura è più per una segretaria di gruppo che non singola) deve “usarla” al meglio, lasciandole la gestione in autonomia di vagliare e disporre in ordine di priorità sia la posta che tutta la documentazione d'ufficio.
Paradossalmente sarà quindi Lei che Vi suggerirà o Vi ricorderà cosa c'è da fare piuttosto che l'opposto. La segretaria che aspetta ordini per svolgere un compito è solo una perdita di tempo. Coinvolgetela quindi nella mansione e nelle responsabilità affinchè si senta partecipe del Vostro lavoro.


CESTINARE L'INUTILE
Molto velocemente: in un ufficio arriva di tutto. Proposte, offerte, pubblicità, richieste ed altro ancora. La Segretaria dovrà ella stessa essere nella condizione di valutare se qualcosa va eliminata ancor prima che la vediate. Per il resto, alla sera, durante lo sbrigo della posta, ciò che è inutile va cestinato senza problemi. Evitate di far archiviare o tenere cose che non serviranno mai solo perchè non avete il coraggio di tirar sopra una riga o perchp magari un domani potrebbe servire.


SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE VELOCE E SEMPLICE
Un'organizzazione perfetta è anche quella che sa dove siano reperibili le informazioni richieste quando vengono fatte e che trova sistemi di archiviazione semplici. Un Manager deve saper spiegare e formare i propri collaboratori o la segretaria affinchè l'organizzazione funzioni.
Può capitare che in assenza del collaboratore o della segretaria sia urgente trovare un documento. Il Manager non può trovarsi indifeso solo perchè non c'è colui o colei che conosce dove è stato archiviato. E' buona norma quindi, anche se potrebbe non esserci mai la necessità, che il Manager sappia metter mano dove le avrebbe messe la segretaria. Quindi, andare un po' a scuola dalla segretaria può far bene al manager.


RISPONDERE SULL'ORIGINALE
So bene che usando il computer si risponde sulla stessa e.mail che ci è arrivata. In ufficio, a qualunque livello si debba rispondere e se la comunicazione è cartacea lo si fa scrivendo una nota sull'originale in carta. In questo modo si evita che comunicazioni in risposta vadano magari perse o finiscano per non essere allegate al memo giusto.
Spesso, le comunicazioni d'ufficio tengono conto di questo occupando non tutto lo spazio in orizzontale disponibile per la scrittura ma solo tre quarti. Nella colonna libera a destra vanno scritte le note. Idea semplice ma estremamente efficace.

USARE MEMORANDUM PRATICI
Il memorandum, lo dico per le generazioni del computer, è un foglio di carta su cui a volte si scrive in minor tempo che non alla tastiera. Nati proprio con l'idea di essere fogli pratici su cui buttare quattro parole, nel tempo si sono impreziositi perchè qualcuno ha forse pensato che più è elegante il memo, più bella figura si fa. Spesso vi sono stati aggiunti tanti particolari che anziché sbrigare e velocizzare rendono il memo un documento da compilare con lentezza.
Il Memo è un pezzo di carta per comunicare velocemente. Deve quindi essere pratico e basta. E' lo è più del computer.


In questi brevi cenni sull'organizzazione ho cercato di far comprendere alcuni punti che, pur se in apparenza banali, sono in realtà tecniche per gestire al meglio il lavoro.
E' ovvio che un Manager dovrebbe già sapere e sopratutto agire secondo quanto ho scritto ma ricordo sempre che, quando non sono obbligato a rispondere a richieste specifiche, cerco di scrivere avendo come riferimento un giovane, magari nuovo o quasi nuovo della mansione ed a cui nessuno ha dato formazione ne ha detto cosa ci si aspetti da lui.
Ciò che appare banale per chi da una vita svolge un lavoro, può esserlo molto meno per chi è agli inizi. Ed è a questi che ho sempre cercato di parlare.


Proseguiremo alla prossima con una breve analisi sul CONTROLLO.