LA GESTIONE DEL TEMPO 7

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


SETTIMA PARTE.


STRUMENTI E TECNICHE PER LA GESTIONE DEL TEMPO

Come anticipato, dico ora qualcosa relativamente alla COMUNICAZIONE intesa come il rapporto che si viene a creare in azienda tra due o più persone. Inizio analizzandola pensando ai meeting. Ricordo che va vista sempre nell'ottica di una buona gestione del tempo.




INCONTRI FRA CAPO E SUBORDINATI PER ASSICURARE LA COMUNICAZIONE
Spesso ho visto Capi assolutamente bravi a gestire problematiche aziendali quanto assolutamente incapaci a gestire la comunicazione tra se e i collaboratori. Quasi come se essere Capo voglia dire esclusivamente portare avanti il lavoro a cui si è preposti senza tener conto che non esiste organizzazione che possa andar bene senza una buona comunicazione.
Un buon Capo deve tenere nella massima considerazione il proprio gruppo di lavoro e far si che la comunicazione nel gruppo funzioni perfettamente.
Dovrà quindi essere lui il primo a dare importanza agli incontri che permettano ai collaboratori di avere idee chiare su cosa fare e come farlo.
Salvo situazioni urgenti ed improvvise, buona norma sarebbe, ad esempio, programmare un meeting con i propri collaboratori a scadenza regolare e pianificata. Ad esempio il lunedì mattino.
In questo modo, ogni collaboratore saprà, anche per propria comodità di gestione del lavoro, che in quel meeting si discuterà e si vedranno assieme le linee del lavoro da svolgere. Così, se ci saranno richieste o chiarimenti su vari temi si approfitterà di quella riunione, evitando di togliere tempo durante le altre giornate.
Il Capo approfitterà per analizzare ciò che dovrà, dando istruzioni e ascoltando pareri o suggerimenti. In questo modo, la comunicazione sarà diretta e molto più certa.



ASSICURARE LA COMPRENSIONE
In ogni momento ed in ogni incontro, a due quanto in un meeting, compito del Capo è assicurarsi ed assicurare che quanto viene detto sia assolutamente compreso da tutti. Non è sufficiente dire pensando che poi “ognuno si arrangi a capire e se non capisce troverà un collega più sveglio che glielo chiarirà”.
Ogni persona deve uscire da un incontro con le idee chiarissime su ciò che si deve fare. Quindi, non solo si deve dire ma si deve soprattutto spiegare, sempre in termini molto semplici.
La persona o le persone coinvolte nella comunicazione devono poter, senza paura, anche dire: “non ho capito un accidente di ciò che è stato detto. Può essere ripetuto?” Ed il Capo deve iniziare a riflettere sul fatto che se qualcosa non viene capito forse può anche essere dato da una propria incapacità a spiegare bene. Assicurare la comprensione è davvero, per i rapporti, di estrema importanza.


RIPETERE LE ISTRUZIONI
Quante volte ho insistito su questa raccomandazione! Non è offensivo e non dev'essere vista come una perdita di tempo il ripetere le istruzioni sino a quando non sono comprese appieno.
Pensate che un gruppo di lavoro che riceva istruzioni ed i cui componenti abbiano recepito bene anche pure il 90% di esse può far nascere il caos nell'attuazione. Ci sarà chi avrà compreso una parte e chi ne avrà compreso un'altra cosicché, collaborando, verrà fuori di tutto e di più.
Il Capo deve quindi “perdere” magari un po' di tempo in più ma essere certo che le istruzioni siano comprese totalmente da tutti. A questo scopo, con opportune domande può sincerarsene e, nel caso, ripetere più volte le istruzioni sino a sicurezza totale. Non tutti sono uguali ma il Capo ha il dovere di far si che tutti comprendano.


SCEGLIERE IL MEZZO DI COMUNICAZIONE PIU' EFFICACE
Ci troviamo in un meeting. Attorno al tavolo vi sono alcune persone. E' un meeting che un Capo tiene ai propri collaboratori e quindi da tenere senza fronzoli ed orpelli. Può darsi che il Capo ritenga, in questo caso, che sia sufficiente avere un foglio in mano per parlare con i propri uomini.
Potrebbe bastare ma non è detto. Dipende da ciò di cui si deve discutere. Inutile fare un meeting tanto per fare; tanto per parlare una volta sola a tutti assieme, perchè se viene gestito male è come se non fosse fatto.
Se vi sono da discutere dati, scadenze, quantità, percentuali o altro, occorre sapere che l'attenzione visiva unita alla voce di chi parla fa si che le cose si ricordino molto meglio. L'occhio memorizza molto e meglio se vede ciò che viene detto.
Non è necessario, per queste riunioni, predisporre grandi cose. Oggi c'è la mania di proiettare su uno schermo fogli predisposti sul computer da mandare a vanti ed indietro con un semplice clic. Orribile. Non c'è nulla di meno impattante e di meno coinvolgente. Chi guarda queste presentazioni viene distratto da mille piccole cose e dopo poco non sente più nulla di ciò che vien detto. E' attratto dalla manina che segna le righe; dai colori che si accendono, dalle parole che appaiono e scompaiono e dai numeri che si ingigantiscono o si riducono in un balletto da anormali.
Per parlare ad un gruppo è sufficiente e molto meglio avere una lavagna con fogli di carta su cui il Capo stesso avrà scritto alcuni punti importanti da discutere, lasciando ampio spazio per poter scrivere al momento altre riflessioni o le domande del gruppo a cui dar risposta.
Una lavagna ed il Capo a fianco. E' più che sufficiente.
Se vi fosse necessità di presentare foto è più che sufficiente una lavagna luminosa su cui porre un lucido della foto stessa. Se si dovesse guardare un filmato si userà uno strumento idoneo.
Ciò che va compreso è che un meeting non necessariamente dev'essere inteso come uno show. Va gestito dal Capo nel miglior modo e con gli strumenti più semplici possibili per far si che ciò che viene detto sia comprensibile e chiaro a tutti i partecipanti.


MESSAGGI BREVI E SEMPLICI
Infiorare ogni frase solo perchè si ha la consapevolezza d'essere bravi oratori è sempre deleterio. Un bravo oratore non parla mai per il pubblico quanto per se stesso. Starà così sempre attento a far scena, far colpo, a dire frasi ad effetto, ascoltando lui stesso ciò che dice senza pensare a chi lo ascolta.
In un rapporto di comunicazione la tecnica migliore di gestione del tempo dice che per essere compresi e per non far perdere tempo agli altri, i messaggi devono essere brevi ed estremamente semplici.


VERIFICARE LA RICETTIVITA'
Indipendentemente da che si parli ad un gruppo in un meeting o direttamente ad una persona, quando si è espresso un concetto o si chiede di portare avanti un lavoro, dopo averlo comunicato lo si ripete, se necessario, più volte magari cambiando la fraseologia sino ad assicurarsi che sia compreso, spiegandolo in termini che tutti possano capire.
Niente paroloni; niente termini tecnici e niente inglesismi (tipici ad esempio del marketing) se chi partecipa non è del settore.



LIMITARE LA SOCIALIZZAZIONE
Essere aperti, parlare in modo chiaro e semplice, dare la disponibilità ad approfondire non deve significare aprire ad una socializzazione da bar.
Immagino cosa qualcuno starà pensando su quanto ho scritto. Dirà: “Questo ha la puzza sotto il naso”. Se devo però pensare ad un Manager che deve saper gestire il tempo proprio e del proprio team, non posso esimermi dal dire ciò che ho detto.
Limitare la socializzazione non vuol dire mettersi su piano diverso da chi ci sta difronte ma semplicemente far si che un rapporto di corretta apertura non diventi motivo di totale libertà senza limiti. Si può socializzare, essere aperti, franchi, disponibili ma questo non rende implicito una situazione d'amicizia personale che non può comunque esistere tra persone che non si frequentano oltre il lavoro.
Per capire meglio: negli USA capita molto spesso che l'Ammistratore Delegato di un'azienda e l'addetto alla portineria, ad esempio ,si chiamino per nome e si diano del Tu. Nessuno si scandalizza. Può essere fatta una cena sociale in cui i vari livelli si chiamino per nome e parlino senza problemi di ogni cosa. Si ride e si scherza. Tutti amici.
Poi, il giorno dopo, in azienda, l'addetto alla portineria saluterà e l'AD si saluteranno chiamandosi per nome, rispettando ognuno il lavoro e la posizione dell'altro.
Provate ad immaginare cosa succederebbe da noi nella stessa situazione. Il giorno dopo ognuno si sentirebbe in permesso, in virtù di una socializzazione non compresa bene, di gestire i rapporti come se ci trovasse ancora alla cena o al bar.
La socializzazione va gestita entro paletti ben fissati perchè anche i collaboratori devono comprendere, a loro volta, di gestirla nello stesso modo tra loro.
Le due chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè devono rimanere due chiacchiere. Il Manager che andandoci trova suoi dipendenti deve essere amichevolmente aperto, pronto ad ascoltare, sorridere e rispondere ma sempre entro il limite necessario per gustare la bevanda. Non dare esempi cattivi di mezze ore passate ridendo con loro perchè si invierebbe un bel messaggio: “Ragazzi, non ho un tubo da fare. Stiamocene qui a chiacchierare.” Ed i dipendenti, magari con un lavoro da terminare sulla scrivania, se ne starebbero col Capo. Un po' per piacere ed un po' per non farsi vedere ad andarsene lasciandolo lì.


A presto.