Organizzazione

Franco N. (loc. n.c.)
“Certamente vi è una mancanza da parte mia, data dalla non preparazione avuta per svolgere determinati ruoli. Non sono giovanissimo e sono un piccolo industriale. (Mi auguro che, indipendentemente da questo Lei mi possa rispondere). Io sono entrato in azienda, un'azienda padronale, ed oggi mi rendo conto che essendo quello che si suol definire il padrone (ma tant'è) non ho mai avuto necessità di prepararmi su determinate situazioni. Il padrone, controlla, fa, ordina. Oggi però le cose sono cambiate o meglio saranno cambiate da un pezzo ma io voglio farlo e me ne accorgo solo ora. Sento la necessità di dare spazio ai miei collaboratori per sapere il loro pensiero che, altrimenti, non mi direbbero mai. Voglio renderli partecipi di tutto il processo aziendale. Da qualche tempo ho quindi istituito un meeting apposta, dove le persone possono parlare e dire la loro. Il guaio, ed è per questo che le scrivo, è che tutti parlano assieme, non c'è organizzazione nemmeno in questo. Alla fine, la mia sensazione è che non abbia capito niente nessuno. Cosa si può fare?”

Caro Franco,
rispondo ugualmente alla Tua richiesta anche se non sei...come dire giovane e sei già nella condizione d'esser un piccolo industriale. Ma il tema che sollevi è importante anche per chi, pur non essendo come Te, ha le stesse problematiche.
Hai fatto bene ad istituire un meeting per incontrare i collaboratori e dar loro la parola sui temi della gestione aziendale. E' un approccio corretto che molti dovrebbero seguire, mentre invece si pensa che sia tempo perso perchè il tempo passato in meeting non è produttivo. Ciò che capita nel Tuo meeting è assolutamente normale quando chi interviene non ha....come dire, idea di come ci si comporta in un meeting. Il fatto è che tutti noi quando abbiamo in testa un concetto, vogliamo esprimerlo subito, velocemente, prima che ci passi di mente ed allora, appena abbiamo la possibilità parliamo a ruota libera, anche sopra la parola di altri. Un altro vezzo non da poco è credere che quanto diciamo noi si più importante di quanto dicano gli altri e quindi parliamo unitamente agli altri. Più l'altro cerca di farsi capire e più noi alziamo il tono della voce per superarlo, in una spirale che vede, alla fine, i due contendenti ad urlare per farsi capire e far accettare la propria tesi.
La stessa cosa vale quando abbiamo una divergenza di opinioni. Non importa quanto vuol dire l'altro, l'importante è ciò che vogliamo dire noi. Pensa che alcune volte mi sono trovato ad assistere a situazioni in cui un partecipante stava dicendo ad un altro d'essere d'accordo con lui e quest'ultimo, era tanto infervorito da ciò che diceva che continuava a dire al primo che non capiva nulla!
Per evitare queste situazioni incresciose, a parte una buona formazione che non fa mai male, Ti suggerisco di organizzarTi in questo modo.
Prepara un'agenda del meeting.
Elenca i partecipanti
Metti in oggetto di discussione i temi che vorrai siano toccati
Mandala in copia a tutti i nominativi
Sugli argomenti che vorrai toccare Tu, chiedi l'eventuale loro apporto
Chiedi loro di prepararsi su altre questioni che vorranno portare al tavolo.
Chiedi di farTi pervenire un paio di giorni prima del meeting i punti che ognuno vorrà discutere.
Controlla che non vi siano doppioni (ma se ce ne fossero non è un male, si potranno sentire più pareri)
Il giorno del meeting fai predisporre su una lavagna i temi con a fianco i nomi dei relatori (oppure consegna a tutti un foglio con lo stesso elenco)
Inizia con una raccomandazione. Quando un convenuto interviene, gli altri devono solo ascoltare. Se non concordano o hanno chiarimenti da chiedere, devono prenderne nota sul foglio e solo alla fine della presentazione, potranno intervenire a loro volta o chiedere informazioni supplementari. Nessuno deve interrompere chi sta parlando.
Qualora ciò accadesse, starà a Te, molto fermamente ma cortesemente chiedere di lasciar finire di parlare.
Alla fine di ogni presentazione, aprirai la discussione. Io vedrai comunque la Tua figura (se le persone che intervengono sono idonee al loro compito) come coordinatore. Dovrai quindi prendere nota su un foglio delle varie tesi; delle risoluzioni proposte ai vari problemi e così via.
Chiuso il primo tema, si passa al secondo, poi al terzo...
Alla fine, ciò che conta è che dalla riunione emergano soluzioni o suggerimenti alle problematiche portate in meeting.
Come fare per la gestione? Fai circolare un documento in cui siano segnati problemi e soluzioni. Attento, però. Non fermarTi a questo altrimenti non arriverai mai al dunque. Per ogni problema e per ogni soluzione, dovrà essere ben pianificata una tempistica entro la quale ciò che si è discusso dovrà vedere la luce o essere risolto. Se vuoi dare più forza alla cosa, assegna ad ogni collaboratore il compito di seguirne l'iter e di tornare a discuterne l'andamento nei meeting successivi.
Come inizio può bastare.