Comunicazione (meeting)

Alberto N. (loc. n.c.)
“......tra un mese avrò la mia prima presentazione a collaboratori. Dovrò tenere un meeting. Ho già letto e preso buona nota di quanto avete risposto ad altri ma forse ho perso qualcosa. Primo problema che mi trovo a risolvere: la sala. Devo cercarmela in un hotel e voglio far bella figura....”

Gentilissimo Alberto,
non ricordo sinceramente se ho già dato risposte su quanto chiedi, ma è probabile perchè, alla fine, tutto ruota attorno alle stesse situazioni. Comunque, se non lo avessi ancora fatto, eccomi pronto.
Devi sapere Alberto che, nella mia vita professionale raramente, forse mai, mi sono trovato una sala per meeting predisposta come avrebbe dovuto. Per questo ho sempre pianificato direttamente visite in loco, con largo anticipo, per valutare cosa poi avrei trovato e per dare gli opportuni indirizzi.
I meeting di vendita e formativi sono totalmente differenti da ogni altro ed abbisognano di preparazione diversa.
Nella mentalità comune, partecipare ad un meeting significa andare in una sala dove tutte le poltroncine sono poste in file perfettamente in linea con un bel tavolo dal drappo verde dietro cui sta seduto un oratore che parla, parla e basta.
Il guaio è che purtroppo ho visto e sto vedendo questo malcostume o impreparazione anche per i meeting formativi. Pensi che una sala così predisposta elimina quasi totalmente il senso stesso e la riuscita del meeting. Ecco perchè è di estrema importanza ciò che invece molti valutano come cosa da poco.
La Tua richiesta assume, soprattutto nel Tuo caso, ancora maggiore importanza.
Posso quindi tranquillamente suggerirTi le cose che devi fare. Vediamole:
disegnaTi prima come dovrebbe essere la Tua sala ideale.
Calcola in numero dei partecipanti. Aggiungi qualche persona in più, della Sede, che non dovrebbe venire ma che alla fine Ti ritroverai.
Visita l'hotel e fai presente le Tue necessità.
Fatti mostrare la sala più idonea
Poi fatti queste domande:
ci sta un tavolo rotondo o rettangolare al centro che possa dar spazio a tutti i convenuti?
C'è lo spazio per la lavagna luminosa?
Può starci la postazione del proiettore senza essere messa sul tavolo principale?
C'è spazio per un flip chart?
I fili elettrici che servono sono della giusta lunghezza?
Le prese sono al posto più utile senza fili in terra dove passano le persone?
Tutti possono agevolmente usufruire del guardaroba senza dover tenere cappotti gettati su un tavolo a lato?
Ci sono finestre? Dove batte la luce ?
E' possibile operare con luci che lascino chiaro in sala ma più scuro dove opererà la lavagna luminosa?
Il condizionatore d'aria è funzionante?
C'è la possibilità di un piccolo tavolo a lato dove depositare bottiglie, piccoli dessert, borse o altro?
Esiste lo schermo a parete o dovresti portarlo Tu?
Come va posizionato il tavolo affinchè tutti possano vedere anche ciò andrà scritto sulle chart?
Attorno al tavolo tutti possono vedere o qualcuno dovrà stare in posizione scomoda?
I primi posti sono a distanza corretta dallo schermo o sono “troppo sotto”?
Le dirò comunque che metterei all'ultimo posto i tavoli rotondi o ovali. Sono preferibili quelli rettangolari e ancor di più quelli a ferro di cavallo ma, potendo (ed è quello che io chiedo) il tavolo andrebbe “costruito” a V. In questo modo, ponendoTi all'apice, tutti i partecipanti, al loro posto, possono seguirTi al meglio senza contorsioni.
Bene, dopo tutto questo, ricordaTi solo di non dimenticare di portarTi una lavagna luminosa portatile di riserva. Al momento culminante infatti, quella dell'hotel si spegnerà....
Ciao