COMUNICAZIONE

AnnaLuisa Milano


Vorrei il Suo parere su una situazione che non mi lascia tranquilla. Opero in una divisione di una società che pur non essendo multinazionale opera in alcuni paesi esteri con sede in Italia.
Giorni fa il mio Capo mi ha informata che per impegni improvvisi non potrà presentare un meeting che era in programma e che stava predisponendo.
Mi ha quindi chiesto di portarlo avanti io, dicendomi che tanto non c'è nulla di impegnativo, è tutto semplice e che occorre solo, dopo essersi preparati, dire le cose che lui aveva scritto.
Non ho potuto dire di no al momento ma poi sono nati i miei dubbi. Le carte che lui diceva d'aver preparato, in realtà sono bozze di ragionamenti scritte con una tale livello didattico che anche solo leggerle annoierebbero a morte.
Questo intervento, che dovrebbe avvenire entro breve tempo, tanto che non avrei la possibilità neppure di sapere con chi mi confronterò, parlerebbe di cose in cui non sono profonda conoscitrice e questo comincia ad innervosirmi.
Cosa devo fare visto che mancano dieci giorni a quella data?


Mia cara Anna,
la prima lezione che Ti dà questo caso è che quando ci si trova in situazioni del genere non si dice “si” alle richieste del Capo senza aver preso conoscenza della cosa. Dovevi dire che avresTi accettato solo dopo aver analizzato la documentazione ed aver fatto le Tue valutazioni. Quindi, con calma interiore guardavi il tutto ed ora non avresTi quel patema d'animo che hai.
Poiché tutto, come al solito è fatto, non Ti resta che proseguire (o pensi di poter rifiutare ancora?).
Perchè vedi, Anna, non si parla ad un pubblico che non si conosce e Tu scrivi che non sai nemmeno chi avrai di fronte. Non si parla ad un pubblico su documenti preparati da altri e Tu lo andrai a fare; non si presentano dati o fatti che, secondo Te, annoieranno a morte per il loro livello didattico.
Mi sembra che Tu Ti possa trovare davanti ad una possibilità anche importante, da affrontare davvero nel modo che più certamente può portarTi all'insuccesso.
Se proprio devi affrontare la cosa, non perdere tempo.
Approfondisci subito con qualcuno più addentro di Te (magari il Tuo capo se non è già in ferie con l'amante) le tematiche presenti in quelle carte. Arriva a comprendere le motivazioni di quel meeting e sopratutto gli obiettivi che si prefigge. Nel frattempo datti da fare e chiedi a chi di competenza, informazioni su chi interverrà. Nomi, posizioni, responsabilità di tutti i partecipanti. InformaTi sul loro stato aziendale, sulla anzianità nei ruoli, sulle loro conoscenze circa i temi che andrai a presentare.
Parti sempre dal principio che non è possibile parlare ad un gruppo di persone se non si conoscono tutti i singoli elementi. Senza queste conoscenze la comunicazione fallirebbe.
Ancora oggi vi sono moltissimi addetti ai lavori che non comprendono come la comunicazione funzioni solo in presenza di chiare conoscenze. Parlare ad un gruppo non significa, se si vuole far le cose per bene, mettersi davanti a loro e leggere qualche foglio di nozioni da passare. Per questo basterebbe, come più volte ho detto, consegnar loro gli stessi fogli e dire di leggerseli, con risparmio di tempo e danaro.
Quando si parla a qualcuno, indipendentemente da ciò che gli si vuole dire, va tenuto conto che i messaggi devono arrivargli nel modo più consono affinchè il vissuto di chi ascolta glieli faccia comprendere appieno. E per far questo occorre conoscere tutto di lui. Se Ti facessi un elenco delle conoscenze che si dovrebbero avere, Ti spaventeresTi, quindi Ti dico solo di cercare di sapere il più possibile di ognuno, anche sotto l'aspetto caratteriale. Pensa se per sdrammatizzare una situazione di tensione durante il meeting Tu Ti rivolgessi con una battuta spiritosa all'unico permaloso in sala oppure ad uno che ha avuto un lutto recente o che ha convinzioni religiose o politiche diametralmente opposte al gruppo stesso?
Bene, cerca di avere il maggior numero di informazioni su tutte queste persone. Fa poi sì che qualcuno dell'ufficio che le conosce sia presente come Tuo assistente in modo che possa darTi un'ultima mano in sala.
Mentre arrivano queste informazioni, avrai chiarito obiettivi e finalità del meeting. Prendi quindi in mano quei fogli scritti dal Tuo Capo e riscrivili tutti con parole e concetti Tuoi. Gli esempi da fare devono nascere dal Tuo pensiero perchè solo in questo modo Ti verranno spontanei e li saprai guidare.
Tienti solo le tabelle, se ce ne sono, ma tutto il resto dev'essere assorbito, analizzato e riproposto secondo il Tuo linguaggio abituale.
Solo così facendo prenderai sicurezza. Infine, non dimenticare mai di verificare il luogo dell'incontro e di prepararlo per bene. Non si va a parlare in una sala senza sapere bene come dev'essere predisposta. Arredamento, posizionamento del tavolo e sedie, acustica, luce, ventilazione, possibili rumori di disturbo, tutto va conosciuto. PrendiTi una sera, e vai in quella sala a fare le prove come se Tu parlassi al gruppo. ImmaginaTi le persone ai loro posti e cerca di capire se funziona. Il troppo freddo o il troppo caldo sono punti di negatività importanti alla pari di quanto dirai. L'essere troppo stretti o troppo sparsi, altrettanto.
Comprendi Anna che sto passandoTi in modo affrettato una quantità di nozioni che prevederebbero mesi di preparazione ma tant'è: il tempo che mi dai è poco.
Segui comunque questi suggerimenti ed alla fine, presentaTi serenamente. Usa parole e concetti semplici, semplicissimi. Fai esempi e chiedi spesso conferma a chi ascolta per sapere se tutto quanto dici sta passando nel migliore dei modi e sopratutto, iniziando il meeting, di loro che hai preparato quella riunione al meglio affinchè tutto possa essere chiaro ma che ognuno potrà intervenire in ogni momento per chiedere chiarimenti qualora la Tua presentazione lasciasse dubbi.
Come sempre, in bocca al lupo.