LA GESTIONE DEL TEMPO 3

Qualche settimana fa, giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


SECONDA PARTE.


sui PRINCIPI PER UN'OTTIMALE GESTIONE DEL TEMPO.



Ecco, come promesso, una carrellata con qualche riflessione sui principi per ottimizzare il tempo lavorativo.


PIANIFICAZIONE
Ho già qualche volta scritto in passato che ogni ora spesa per una pianificazione efficace fa risparmiare addirittura tre o più ore nell'applicazione, dando inoltre luogo a risultati migliori. Non è questo un modo di dire. E' stato più volte provato anche dal sottoscritto con veri successi.
Fallire la pianificazione significa pianificare il fallimento. (Non è un concetto mio ma l'ho fisso in mente da sempre).


PROGRAMMAZIONE GIORNALIERA
Un buon Manager dovrebbe di norma effettuare sempre una programmazione giornaliera, da effettuare nel pomeriggio, sui temi e sulle questioni da svolgere o trattare il giorno seguente. Parrà strano e poco importante darsi un impegno così preciso ma, alla fine della giornata, prendersi il tempo per riflettere e pianificare le azioni del giorno dopo (o comunque le azioni da svolgere nei giorni successivi) permette di chiudere la giornata più sereni, senza l'angoscia del giorno dopo e delle incognite che può riservare.
Sapere in anticipo cosa si andrà a fare dal giorno dopo permette alla mente di predisporsi al meglio. Il giorno successivo, ci si troverà molto meglio sapendo esattamente cosa è stato programmato di fare. Il lavoro sarà da subito più fluido e verrà affrontato con maggiore serenità.
Ricordo che, nella programmazione, non si dovrà pensare a ciò che c'è da fare ma si dovrà prendere carta e penna e scrivere l'impegno di cui ci si occuperà ed il tempo che si vorrà impegnare. In pratica, una vera e propria scaletta da tenere sottomano e da controllare affinchè tutto scivoli come previsto, compresi i tempi.
Ad esempio:
entro le 10 portare a termine problema analisi costo prodotto X
incontrare Rossi max mezz'ora.
dalle 10,30 alle 11 controllare andamenti fatturati
11,00 /12.00 stesura prima bozza obiettivi BB per successivo meeting
e così via di seguito sino alle ore pomeridiane in cui apparirà:
17.00/18.30 controllo posta della giornata, risposte e pianificazione di eventuali incontri su temi da discutere con colleghi o collaboratori
18.30/19.00 risposta telefonate arrivate nella giornata


OBIETTIVI
Non sempre è chiaro che si ottengono risultati molto più efficaci perseguendo con forte risolutezza obiettivi programmati piuttosto che impegni casuali.
Ad esempio: il concetto fondamentale di “gestione per obiettivi” (Management by objectives) si fonda proprio su questo sperimentato principio.


PRIORITA'
Non sottovalutate la priorità da dare ai veri temi. Bisogna sempre preventivare il tempo disponibile e distribuirlo per compiti da svolgere secondo una sequenza ordinata di priorità.
Paradossalmente chi non lo fa si trova si trova sempre a distribuire il proprio tempo in maniera inversamente proporzionale all'importanza dei loro compiti.
E' insito nella nostra mente pensare di toglierci subito i piccoli problemi per avere poi tempo per dedicarci ai grossi. Questo accade spessissimo negli uffici. Si pensa, in questo modo, di agevolare il lavoro ma quando si inizia a gestire le piccole cose il tempo vola via e a sera si dice: “pensavo fossero piccoli problemi invece se n'è andato un giorno”. E la pianificazione è stata completamente ribaltata.
Altro suggerimento per un'ottimale gestione del tempo è quello di non rimandare a dopo gli impegni o i problemi che riteniamo fastidiosi. Il Manager tende a gestire e rimandare le cosiddette ”rogne” solo dopo aver portato avanti gli altri impegni. Va ricordato invece che un problema fastidioso che si sa di dover gestire e lo si rimanda, rimane nella nostra mente tutto il giorno e ci farà lavorare con un malessere inconscio perchè la mente sa di doverlo poi affrontare. Quindi, non ci sono scusanti. Un buon Manager per prima cosa si toglie di torno queste “rogne” affrontandole subito e, successivamente, con mente serena lavorerà molto meglio.


SCADENZE
Ogni compito da svolgere ed ogni decisione da prendere deve avere una scadenza precisa e pianificata ed un vero Manager deve abituarsi a mantenerla. Farlo, aiuta veramente i Managers a superare esitazioni, indecisioni e rinvii.
Davanti ad un problema urgente che viene sottoposto, un buon Manager non deve scomporsi. Verifica i suoi impegni e le scadenze e pianifica anche quel problema urgente in modo che non vada a creare scompiglio nella programmazione già fatta. Personalmente penso che nella pianificazione giornaliera ci si possa tenere una mezz'ora libera a disposizione proprio per queste situazioni. Mezz'ora che, se non occupata da queste urgenze, si riempie anticipando altre pianificazioni. Ciò non significa che l'urgenza si affronta appena si verifica, spostando tutto il resto. Si affronterà, pianificandola, nella mezz'ora destinata.
Non ho mai visto urgenze che non potessero essere gestite anche il giorno dopo.
Ricordate quindi che le scadenze pianificate e mantenute danno sicurezza al lavoro.


PREVEDERE L'IMPREVEDIBILE
Su questo tema ho tenuto una serie di corsi perchè, per un Manager, prevedere l'imprevedibile, al di là del gioco di parole, è più importante di quanto si pensi.
Agire d'anticipo è in genere più efficace che non agire successivamente per porre rimedio a qualcosa. Si dice: “fai una cosa oggi per non farne cento domani”.
Prevedere quanto potrebbe succedere, programmando di conseguenza, evita le sorprese e rafforza la sicurezza del Manager.



Alla prossima puntata con altri principi.