LA GESTIONE DEL TEMPO 2

Qualche settimana fa, giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


SECONDA PARTE.



ISTRUZIONI NON CHIARE
Va fatta molta attenzione nel diramare istruzioni o messaggi. Essi devono essere inviati solo ai diretti interessati per evitare che altri, leggendo anche solo in copia perdano tempo per nulla. Ogni tipo di messaggio o istruzione, inoltre, dev'essere chiara e concisa pur contenendo tutti gli elementi e le informazioni utili. Se così non è, chi legge si troverà in difficoltà. Terrà fermo il tutto sino a quando non potrà parlare col Manager che l'ha inviata. In questo modo vi è una doppia cattiva gestione del tempo.


CONFUSIONE SULLE RESPONSABILITA' E SULLE AUTORITA' AZIENDALI
Questo punto, come del resto anche altri precedenti, coinvolgono i Manager come le aziende.
Una situazione di poca chiarezza dei compiti, delle responsabilità e dell'autorità di ognuno in azienda, tende a creare situazioni di stallo nella presa di decisioni e conseguente perdita di tempo. Così, un Manager non invierà messaggi o richieste a personale non da lui dipendente anche se in accordo col Capo del dipendente stesso. Invierà il messaggio al collega Manager che provvederà a passarlo a chi di dovere.
Dev'essere chiaro in Azienda il compito di ogni Manager ed il limite delle responsabilità. Può capitare e capita spesso che, sull'onda di una falso “snelliamo i processi e le procedure” un collaboratore di A invii ad un collaboratore di B una richiesta che avrebbe dovuto avere l'ok del responsabile. Così come capita che, sempre il collaboratore di A invii al Manager B una richiesta per recuperare tempo, senza che il proprio Capo ne sappia nulla. Ciò non snellisce le procedure ma può creare problemi che successivamente portano via tempo prezioso.
Che ognuno vada direttamente a discutere con l'interessato di un altro reparto senza che i Capi lo sappiano o addirittura col beneplacito dei Capi non è uno snellire i processi ma una volontà a scaricarsi di problemi e responsabilità da parte dei Manager che danno questi ordini.


TARDE O IMPRECISE INFORMAZIONI
Altro fattore di perdita di tempo. In azienda circolano sempre decine di informazioni. Più queste saranno precise e puntuali, maggiore sarà il tempo risparmiato. Un'informazione che impiegasse qualche giorno per raggiungere l'ufficio del piano di sotto o la scrivania a fianco porterebbe un ritardo a tutto un processo che l'informazione stessa probabilmente esige.
Vi domanderete perchè io non coinvolga in queste situazioni che scrivo l'uso del computer. Sarà balzato subito alla mente in qualcuno che un'informazione oggi arriva in tempo reale se inviata via e.mail e quindi ciò che dico può apparire obsoleto. Lo faccio appositamente perchè l'e.mail è oggi la massima colpevole di perdita di tempo negli uffici.
Andrebbe vietato l'uso. Le informazioni devono essere sempre archiviabili e rintracciabili velocemente. Le archiviazioni su carta, paradossalmente sono più rintracciabili e corrono meno rischi di perdita. In una discussione o in un meeting, un foglio può essere letto e tenuto tra le mani da tutti i partecipanti. Una e.mail va inviata anche a chi non era in elenco affinchè possa esserne presa visione.
Oggi, l'invio di e.mail arriva al paradosso per cui l'impiegato ed il Manager stesso è incollato al video per leggere e dare risposte immediate che ricevono risposte a cui dare risposta ecc...ecc...
E spesso gli invii di risposta contengono solo “si”, “no” “sono d'accordo” “quando” “ok” “parliamone” in una seria infinita di passaggi di palla che terminano per far dimenticare i problemi stessi.


LASCIARE LAVORI INCOMPLETI
Quando si inizia l'analisi di un lavoro si deve anche essere certi di portarlo a termine entro lo spazio di tempo che ci si era prefissi. Spesso il Manager inizia una riflessione su un problema importante infarcendo questo compito di improvvisi incontri, meeting o discussioni di gossip, interrompendo e riprendendolo diverse volte. In questo modo, oltre ad essere certo di non finirlo nei tempi corretti arriva a lasciarlo sulla scrivania per riprenderlo il giorno successivo. Se poi il giorno dopo vi sono altri impegni, arriverà a non finire quell'analisi come potrebbe farla finire senza un'accurata attenzione.
Di norma un buon Manager inizia un lavoro sapendo di poterlo finire entro i termini fissati. In altro caso, allunga la propria giornata alla scrivania.


MANCANZA DI AUTODISCIPLINA
Se un Manager non sa darsi una linea di condotta precisa e severa non potrà mai gestire bene i propri collaboratori. Potrà dare ordini ma non sarà una guida.
I collaboratori stimano un Capo quando vedono in lui una persona a cui non può essere addebitato alcunché.
Un Manager preciso avrà collaboratori precisi.


STAFF IMPREPARATO
Un buon Manager avrà sempre uno staff di prim'ordine. E lo staff va preparato con cura dal Capo stesso. Se un Manager è l'immagine dei propri collaboratori, il suo team sarà l'immagine della propria capacità di guida.
La preparazione dei collaboratori non è una perdita di tempo ma è un buon uso del tempo. Uno staff che funziona è di un aiuto tale a cui spesso non si pensa.
Dico solo che un buon ufficio ben preparato dal Manager potrebbe proseguire il lavoro anche in assenza del Manager stesso.
Quando uno staff è stato formato bene dal proprio Capo, la giornata del Manager può essere davvero gestita con estrema semplicità.
Se il Manager non è all'altezza di questo compito e si accontenta di ciò che trova, lavorerà sempre in tensione, con difficoltà e con notevoli possibilità che dal suo team non venga nulla di buono.


SOCIALIZZAZIONE
Eccomi all'ultimo fattore di perdita di tempo che mi viene in mente.
Non credo ci sia molto da dire. Socializzare non significa passare mezz'ora ogni due ore alla macchinetta del caffè a parlare del più o del meno con le impiegate. Il tempo, in quelle condizioni passa senz'altro gradevolmente, ma passa... A fine giornata il Manager si può trovare con un paio d'ore o più non sfruttate in modo profittevole (per lo meno aziendalmente).
Ricordo anche che i collaboratori hanno un punto di vista estremamente chiaro e critico verso i Manager che agiscono così. Non lo daranno a vedere ma dentro di sé non danno mai una positiva valutazione di un Capo che perde tempo alle macchinette.
Socializzare con la segretaria tenendola in ufficio a parlare dei vari gossip aziendali con la scusa che è utile conoscere ciò che succede in azienda è altrettanto una perdita di tempo che non trova scusanti.
La socializzazione, se si vuole, la si fa dopo l'orario d'ufficio. Ma qualunque Manager si accorgerà allora che nessuno, fuori dell'orario di lavoro, è così interessato a socializzare (a meno che non vengano pagati gli straordinari!)



Termina qui la parte relativa ai fattori utili alla perdita di tempo.
Prossimamente scriverò sui PRINCIPI PER UN'OTTIMALE GESTIONE DEL TEMPO.
Arrivederci.