LA GESTIONE DEL TEMPO

Qualche settimana fa, giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti. Chiarito quindi che mi rivolgo a Manager, partiamo.


I PRINCIPALI FATTORI DI PERDITA DI TEMPO

(la scena è l'ambiente di lavoro di un'azienda)


INTERRUZIONI TELEFONICHE
un tempo il Manager era alla scrivania e le telefonate venivano spesso filtrate. Malgrado questo, già molti anni fa, le interruzioni telefoniche erano uno dei principali fattori di perdita di tempo. Oggi, con uno o più cellulari sul tavolo, il Manager è in balia del telefono. E spesso il comportamento del Manager è fastidiosissimo per chi ha la disgrazia di trovarsi a discutere con lui. Può capitare che chi è al suo cospetto non possa nemmeno terminare una frase o un concetto iniziato. E' sufficiente che il Manager dica: “mi scusi, devo rispondere” e tutto si interrompe. Dopo pochi attimi, ritornando sull'argomento, ecco una nuova chiamata e ritornano le scuse. E se non c'è la telefonata, appare un messaggio che il Manager legge di traverso, con gli occhi, fingendo di ascoltare ciò che dice chi ha di fronte.
Quasi non bastasse, lo schermo del personal attira costantemente gli occhi del Manager che si aspetta continue e.mail.
Atteggiamento assolutamente sconcertante del Manager verso chiunque abbia davanti ma anche situazione di gestione del tempo completamente fuori controllo. Ciò che può essere detto e discusso in pochi minuti, si dilata e non viene mai approfondito. Il Manager si accorge solo quando è tardi che il tempo è volato.


VISITE NON ATTESE
Presumendo che i visitatori esterni siano ricevuti su appuntamento, le visite non attese sono quelle di colleghi, superiori o collaboratori che, con la scusa del “passavo di qua” entrano per discutere di qualcosa. Qualche volta di temi anche importanti che non possono però essere gestiti del Manager in quel momento, non essendo preparato. Ma spesso, si va a trovare il collega per parlare della partita, o di un po' di gossip aziendale. Se si accettano queste interruzioni del lavoro, la perdita di tempo è infinita. Il buon Manager parla coi colleghi quando vi è motivo di farlo, in un meeting o su appuntamento. Non si deve derogare.


MEETING
La mania del “facciamo un meeting” è contagiosa e si moltiplica costantemente. Per un nonnulla c'è sempre qualcuno pronto a voler fare un meeting, anche per cose che potrebbero essere discusse tra due persone.
Un meeting solitamente coinvolge più persone, anche non espressamente addette, dilatando così i tempi per arrivare ad una conclusione.
Indire un meeting solo quando si ritiene assolutamente necessario, coinvolgendo solo coloro che sono interessati al problema. Se i risultati a cui si arriverà dovessero poi interessare collaboratori o altri reparti, si invierà loro un rapporto del meeting stesso.


DELEGHE NON EFFICACI
Tutto ciò che può essere portato avanti e sviluppato da un collaboratore dev'essere a questi affidato. In questo modo è possibile risparmiare tempo prezioso. Ma non si deve destinare una mansione ad un collaboratore che non abbia l'esperienza o la capacità di portare avanti quanto affidatogli. Scaricare ad altri un problema per toglierselo di torno non è un risparmio di tempo perchè tornerebbe indietro successivamente ancor più ingarbugliato e con minor tempo a disposizione per risolverlo. Quindi un buon Manager deve sapere affidare i compiti giusti ai collaboratori più adatti.


MANCANZA DI OBIETTIVI, PIANIFICAZIONE E PRIORITA'
Per poter gestire bene il proprio tempo il Manager deve avere in mente obiettivi precisi a cui mirare, una corretta pianificazione per arrivare agli stessi ed idee chiare sulle priorità che ogni obiettivo ha su altri.
Troppo spesso vedo Manager che non hanno la minima idea di come darsi obiettivi e di come pianificarsi i tempi per raggiungerli. Figurarsi quindi come sia possibile che possano darsi priorità. Ed è sempre in questo modo che il tempo galoppa a loro sfavore.


VOLER GESTIRE MOLTE COSE CONTEMPORANEAMENTE
Non è mai stato scritto da alcuna parte, ma è un concetto piuttosto comune, che un Manager è tale quando riesce a gestire molte cose, velocemente. Nulla di più errato. Un buon Manager può portare avanti un solo obiettivo, se è importante, per più giorni. Ciò che conta è riuscire a gestirlo bene. In un Manager si chiede la qualità del lavoro, non certamente la quantità.
La gestione in contemporanea di diversi obiettivi, porta spesso ad un risultato forse appena sufficiente per ognuno. Ma per raggiungere obiettivi poco soddisfacenti non serve un Manager.


GESTIRE LE CRISI
La gestione delle crisi è un altro fattore importante di perdita di tempo. Se un Manager ha alla proprie dipendenze un reparto o vari collaboratori si può trovare a dover gestire le crisi che inevitabilmente avvengono nei luoghi di lavoro. Anche gli approfondimenti su queste crisi, le discussioni e la ricerca di idonee soluzioni vanno messe nel piano della giornata, analizzate e possibilmente risolte nel tempo che si è deciso di destinare loro. Fingerle di non vederle o sottovalutarle può creare problemi ancor più lunghi da gestire quando le crisi si incancreniscono.


SCRIVANIA INGOMBRA
Purtroppo pare esserci un nesso tra incapacità manageriale e scrivania ingombra. Personalmente ho sempre associato scrivanie poco sgombre ad uffici in cui operano “esecutori”. La scrivania del manager dovrebbe essere poco ingombra di carte. Dovrebbero cioè trovar posto, sotto gli occhi, solo i documenti inerenti le cose dal fare quel giorno o tuttalpiù relazioni o piani che devono trovar soluzione nei primi giorni successivi. Una scrivania troppo carica di carte, spesso addirittura impolverate o con forte evidenza di starsene lì da mesi, dimostrano disorganizzazione del singolo. Ed un Manager che non sa organizzarsi significa che non sa gestire il proprio tempo.


RINVII ED INDECISIONI
Ogni decisione non presa; ogni rinvio ad un successivo momento indicano una situazione di perdita di tempo. Ecco un altro fattore negativo. Rimandare una decisione significa occupare tempo successivo che andrebbe speso per un altro piano o un'altra decisione. Se una decisione implica inoltre il coinvolgimento di collaboratori è naturale che un rinvio implichi anche una perdita di tempo di queste persone che si troveranno, a loro volta, a non poter svolgere altri compiti nei tempi logici.


INCAPACITA' DI DIRE DI NO
Altro fattore di perdita di tempo. Il Manager deve saper anche dire no quando qualcosa chiesto o suggeritogli può creargli problemi o inconvenienti nel momento in cui vengono chiesti. Un incontro inaspettato; un meeting improvviso; la richiesta di un collaboratore non devono porlo nella condizione di non fare ciò che era in programma. E' buona norma quindi che un meeting sia pianificato ed un incontro concordato nella data e in orario che non crei problemi.



Termina qui questa prima parte di analisi. Nei prossimi giorni proseguirò.