LA GESTIONE DEL TEMPO 9

Giovedì 18 Novembre, rispondevo ad una lettera (NATURALI PAURE) e promettevo, al termine della risposta, che appena possibile avrei approfondito il tema relativo alla gestione del tempo.
Ho atteso a farlo perchè su questo tema avrò probabilmente già scritto in passato e non volevo o vorrei ripetermi ma non avendo tempo per cercare quanto forse scritto, devo rischiare di ridire pensieri che a molti potranno non apparire nuovi.
Per brevità cercherò di elencare i fattori, sull'argomento, che ritengo importanti. Va da sé che, in qualunque momento potremo approfondire.

Mettendomi al computer ho capito che avevo già in mente di analizzare la gestione del tempo proporzionalmente alla mansione di un Manager, colui cioè più coinvolto. Mi pare di ricordare che anche la persona che mi aveva scritto, una donna, fosse Manager.

Il problema della gestione del tempo, comunque, può esistere per chiunque stia lavorando. Ovvio che un collaboratore potrà gestire i problemi che possano riguardarlo verso eventuali pari a lui e quindi non tutto ciò che dirò può andar bene per tutti.


NONA PARTE.


STRUMENTI E TECNICHE PER LA GESTIONE DEL TEMPO

Proseguiamo con informazioni relative alla COMUNICAZIONE intesa come il rapporto che dovrebbe essere creato in azienda tra un Manager ed i propri collaboratori.. Ricordo che quanto scritto va letto sempre nell'ottica di una buona gestione del tempo.



PRENDERE PARTE AGLI INCONTRI SOLO PER IL TEMPO IN CUI SI E' COINVOLTI
Il Manager può indire meetings; il Manager può partecipare a meetings. In uno o nell'altro caso, buona norma dice che coloro che partecipano lo facciano, se non dichiarato espressamente, solo per il tempo in cui si è coinvolti.
Spesso i partecipanti vengono invitati ad un meeting perchè tra i punti in discussione vi è qualcosa che riguarda loro od il loro reparto. La persona entra in riunione, standosene magari un'ora ad ascoltare cose che non la riguardano prima che venga toccato il tema che la coinvolge. Ed una volta discusso, rimane ancora un paio d'ore ferma in meeting per tornare ad ascoltare cose che non le servono. Tempo sprecato.
Nelle convocazioni, il Manager chiarirà gli orari in cui dovranno essere presenti gli interessati in modo tale che la persona spossa assentarsi dal lavoro, partecipare e tornare quanto prima alla propria attività.
La stessa cosa vale per la Direzione nella convocazione dei vari Managers. Inutile che un Responsabile della produzione stia ad ascoltare per qualche ora cosa si dicono gli addetti amministrativi o chi gestisce l'ufficio vendite. Vale solo il buon senso ed il lavoro, gestito meglio è più fluido.



DISPORRE LE PARTECIPAZIONI UNA DI SEGUITO ALL'ALTRA.
Se nel meeting dovessero partecipare tre o quattro persone coinvolte solo per una parte del totale, è buona norma che le partecipazioni vengano pianificate di seguito, ad esempio all'inizio meeting.
Ore 9: Amministrazione. Discussione caso X. Il responsabile arriverà alle ore 9.00 e se ne andrà al termine della discussione che lo coinvolge
Ore 9,30 Gestione vendite. Analisi Y. Il Responsabile arriverà alle 9,30 e se ne andrà ecc..ecc..
Ore 10,00 Direzione personale. Verifica J. Il Responsabile arriverà ecc..ecc...
In questo modo, terminati i coinvolgimenti che vedono queste persone presenti, il meeting proseguirà con i temi in programma che vedevano la partecipazione di altre persone interessate a una serie più ampia di problematiche.


OPPORSI ALLE INTERRUZIONI
L'ho già scritto in altra parte ma lo ripeto. Il maggior nemico di un meeting è l'interruzione selvaggia da parte dei partecipanti per avere chiarimenti od anche, spesso, solo per parlare.
Mai e poi mai il relatore deve accettare di lasciarsi coinvolgere.
Con tatto e cortesia avrà già detto, all'inizio meeting, che tutto ciò che non apparirà chiaro andrà segnato e potrà essere chiesto alla fine dello spazio dedicato a quell'argomento.
In questo modo la presentazione sarà più fluida e, come spesso accade, molti dubbi troveranno da soli soluzione durante il proseguo della presentazione.


ARRIVARE ALLE CONCLUSIONI
Un meeting deve iniziare con qualcosa su cui discutere e deve finire assolutamente con un punto fermo. Una soluzione ad un problema; tempistiche per risoluzioni; piani approvati; decisioni varie.
Un meeting che termina con un nulla di fatto o con qualcosa che non è carne ne pesce ha fallito ed ha fatto perdere tempo.
Tutto il ciclo della preparazione degli argomenti; della distribuzione preventiva ai partecipanti, del loro coinvolgimento è teso proprio a far si che ognuno sia pronto, per quanto lo riguardi, ad aiutare ad arrivare ad una soluzione. Se ci si alzasse dicendo una frase che ho sentito ma che non avrei mai voluto “a questo punto non ci resta che vedere se riusciamo a trovare una via d'uscita. Vediamoci ancora tra otto giorni per capire se qualcuno ha una soluzione....”
Meglio spararsi!



Mentre ero deciso a terminare qui mi torna alla mente che le tecniche per la gestione del tempo possono coinvolgere e coinvolgono anche il PROCESSO DECISIONALE del Manager.
Ci sono alcuni punti che possono essere, pur se brevemente, analizzati. Lo faccio dicendo, come sempre, che su richiesta e con la presentazione di una Vostra necessità, posso tornare ad approfondire i temi stessi.


PROCESSO DECISIONALE


VALUTARE GLI ELEMENTI A DISPOSIZIONE ED ELABORARE ALTERNATIVE
Siamo nell'ufficio di un Manager commerciale. Lo troviamo intento alla costruzione di un piano di vendita. Egli deve distribuire un nuovo prodotto. Nelle grandi aziende il settore Marketing studia la parte a monte dando al Commerciale un piano che tiene già conto dei costi e del prezzo di vendita; delle promotions; della distribuzione numerica e ponderata e delle quantità da distribuire nella fase di lancio. Al commerciale tocca la gestione sul territorio dell'attuazione del piano. Egli deciderà le tecniche migliori per arrivare all'obiettivo che il Marketing vorrebbe raggiungere. Valuterà lui le quantità per cliente, l'attuazione delle promozioni; la gestione delle promozioni; l'incentivazione al cliente ed alla forza vendita e d altro ancora.
In questo caso, il nostro Manager, operando in una media azienda, gestisce in toto tutto quanto detto.
Nella fase di elaborazione dei piani che si troverà a fare, egli pianificherà un obiettivo finale tenendo conto di tutti gli elementi a disposizione che, solitamente, non sono mai quelli che servirebbero per raggiungere in sicurezza e tranquillità un obiettivo, quanto quelli che gli permetteranno almeno di non fare flop. (Così è la vita di un Manager).
Ecco quindi che un Manager deve poter arrivare a trovare le migliori soluzioni per avvicinarsi maggiormente all'obiettivo ideale, proporzionalmente agli elementi a disposizione.
Chiaro che con pochissimo non potrà arrivare a moltissimo ma, quasi sempre pochissimo avrà e quindi dovrà valutare gli elementi a disposizione proprio per far si che con quel poco che si ritrova possa arrivare a dare il massimo. Il massimo di ciò che sia possibile.
Questo lavoro di cesello su quanto ha a disposizione può permette al Manager di prendere decisioni che appaiono il più possibile corrette.
Ma un buon Manager solitamente sa e deve elaborare alternative ai suoi piani ed è proprio in questo che consciamente o meno, entra in ballo la buona gestione del tempo.
Avere pronto un piano con un obiettivo da raggiungere ed avere anche pronte alcune alternative nel caso ciò che si è studiato non funzioni sul campo come voluto, fa parte di una buona capacità di gestire il tempo.
Nulla può dare tanta sicurezza al punto di non predisporre anche un eventuale correttivo. Può capitare qualunque cosa a cui non si era pensato ed intervenire per ristudiare una soluzione, strada facendo, quando gli ingranaggi sono già in movimento, può costare molto caro.
Avere già nel cassetto alternative elaborate, pronte per rafforzare il piano, dà al Manager una forza in più e tanto tempo risparmiato.

Ho fatto un esempio di un Manager Marketing/Commerciale ma un'analisi per la soluzione di un problema o l'attuazione di un piano coinvolge e fa parte della funzione del Manager, in qualunque posizione, livello e reparto lo veda attivo.
Quanto detto, quindi, relativamente al piano ed alle alternative è quindi valido per ogni Manager.






Ho ancora qualcosa da aggiungere.
Arrivederci